Mottak av e-postInngående e-post og elektroniske søknader skal i prinsippet behandles som ordinær post, jfr. pkt. 2.1.1. i rutinebeskrivelse postbehandling. Offentlig Servicekontor skal betjene kommunens internettbaserte hovedpostmottak, postmottak@froya.kommune.no. Postmottak, i samarbeid med saksbehandler, vurderer om e-posten har arkivverdig. E-post som ikke skal arkiveres videresendes aktuell intern mottaker. E-post som skal arkiveres:
- skrives ut sammen med evt vedlegg
- registeres på riktig saksnummer
- utskriften stemples og legges i arkiv
Dersom e-post går direkte til saksbehandler skal saksbehandler vurdere om posten må anses som et arkivverdig dokument. Dersom e-posten er arkivverdig, skal saksbehandler sende posten videre til Servicekontoret som :
- Skriver ut e-posten sammen med evt. vedlegg
- registrerer på riktig saksnummer og sendes saksbehandler
E-postrutiner ved saksbehandlers fravær
Saksbehandler må sikre at mottatt e-post kan behandles også ved fravær over lengre tid. Dette skal gjøres ved bruk av funksjon i
e-postsystemet for automatisk svar med opplysninger om fraværets varighet. Adresse for kommunens postmottak oppgis.
|