|
Alle dokumenter som skrives på ESA skal leveres til arkivering. Høylandet kommune har fullført saksbehandling dvs. at saksbehandler som starter sak, har også ansvar for evt. brev ut ol, samt at dokumentene blir levert til arkivering. Post/dokument som mottas direkte til saksbehandler har ansvar for at dokumentene blir levert på rådmannskontoret for journalføring før saksbehandling starter. Dokument som opprettes av saksbehandler har han ansvar for å påføre rette arkivkode, etter k-koder, og på eksisterende sak hvis det er oppretta dokument på saken tidligere. Saksbehandler har ansvar for å samle alle dokument i saken i egen arkivmappe og påføre opplysninger om saksnr. /behandling/ dokument ut/inn. Hele mappen leveres til arkiv når den er ferdig.Hvis det opprettes delegerte saker skal orginalen settes inn dennes perm som står på rådmannskontoret i riktig år og etter saksnr. Saksbehandlere på teknisk enhet/landbruk som skal ha dokument/arkivmappe i eiendomsarkivet har ansvar for at de arkivsakene blir avslutta dvs. beskjed til arkiv at mappene kan avsluttes. Likeledes at evt. beskjed til kassen/fakturering når det skal sendes ut faktura. Personalarkivet er det personalkonsulenten/ass.rådmann som har ansvar for, dvs. at de må få tilbake ansettelsessaker/avtaler, de har også å gi beskjed om saker som kan avluttes til arkivpersonale. E-postes har hver enkelt saksbehandler ansvar for å bruke arkiv-plugin. Journalføring av e-poster, de som er av betydning, arkivverdige. Enhver saksbehandler har ansvar for sine restanselister |