|
Møteprotokoller, kopibøker og journaler skal innbindes før de settes i bortsettingsarkiv/depot. Sentralarkivet har utstyr til å binde inn arkivalier. Før innbinding skal følgende være gjort:
- Fjern binders, stifter o.l.
- Fjern eventuelle hullforsterkere.
- Fjern bretter og sørg for at alle arkene som skal være med i møteboken har samme format (A4).
- Påse at arkene ligger i riktig rekkefølge kronologisk
- Påse at ingen saker mangler i bøkene.
- Påse at eventuelle registre er med.
- Ta bøkene ut av ringpermene og plasser dem i esker (kopipapir-esker egner seg bra).
- Hver møtebok skal være tydelig merket med: kommunenavn, etat/virksomhet, utvalg/styre/råd (som har produsert møteboka, o.a.), årstall (evt. fra-til).
Etter innbinding: Plasser møtebøkene brannsikkert i hvelv, safe, fjernarkivet i kjelleren i Rådhusgata 5. |
|