|
Arkivtjenestens oppgaver og ansvar I arkivforskriften, § 2-1, blir det fastsatt følgende om organiseringen av arkivarbeidet: "Arkivarbeidet i eit offentleg organ skal som hovudregel utførast av ei eiga eining, ei arkivteneste, under dagleg leiing av ein arkivansvarleg. Arkivtenesta skal vere felles for organet. Dersom ikkje særlege omsyn tilseier noko anna, skal ho vere underlagd den administrasjonseininga som har ansvaret for organets fellessaker." ARKIVLEDERS ANSVAR OG ARBEIDSOPPGAVER: -ha et overordnet faglig ansvar for kommunens arkivtjeneste, og påse at arkivarbeidet er isamsvar med gjeldende lovverk -ansvar for at det brukes godkjent arkivnøkkel og at denne til enhver tid er oppdatert -ansvar for at arkivbegrensning og kassasjon foregår etter gjeldende regelverk -ansvar for bruk og lån av materiale fra arkiv -påse at arkivtjenestens arbeidsoppgaver utføres på en rasjonell og effektiv måte som sikrer at interne og eksterne bruker får den service de har krav på -gi korrekt og tilstrekkelig informasjon til arkivmedarbedere/saksbehandlere/ virksomhetsledere angående arkivrutiner -gi nyansatte nødvendig opplæring -at dokumentasjonen i de fysiske arkivene er korrekt og i samsvar med den elektroniske journalen -ajourføring/oppdatering av arkivplanen -holde seg oppdatert om den arkivfaglige og teknologiske utvikling som har konsekvenser forarkivarbeidet. -rapportere til ledelsen i kommunen om virksomheten til arkivtjenesten og legge fram forslag om tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet -føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglene i arkivplanen -føre tilsyn med arkivlokaler og arkiv rom og skal påse at disse er i forskriftsmessig stand -tas med på råd når kommunen skal velge edb-basert sak/arkivsystemer, og ved innkjøp av arkivmateriell, papir og skriveredskaper -få anledning til å uttale seg om de arkivmessige konsekvensene av planlagte omorganiseringer i kommunen -ha ansvar i samarbeid med IKAF for at kommunens historiske arkivmateriale til enhver tid er tilgjengelig (ordnet, katalogisert og på lesbart medium) -være kommunens kontaktperson for Interkommunalt arkiv Finnmark i saker som gjelder arkivdanning og arkivplan |