|
Behandling av gradert materiale Saksbehandler har ansvar for å vurdere om et dokument er unntatt offentlighet og for å skjerme dokument for følsomme opplysninger mot innsyn fra uvedkommende under saksbehandlingsprosessen. Dokumenter som er unntatt offentlighet skal graderes på rett nivå. Saken med gradering opprettes av arkivtjenesten (servicekontoret), eller superbruker. Behandling av inngående post; svarbrev eller avskrivning Lovverk Forvaltningsloven kap. 3 Formål
- Sikre at mottatte dokumenter blir saksbehandlet eller besvart på riktig og hensiktsmessig måte.
- En restanse er en mottatt journalpost, et dokument, som ikke er endelig avskrevet, besvart eller behandlet.
Ansvar Alle saksbehandlere har ansvar for og skal følge opp inngående post på oppgavelista i ESA (meny på venstre side i ESA). Dette gjøres ved enten å besvare med utgående brev eller e-mail i ESA, eller avskrive på annen måte. Rutinebeskrivelse Saksbehandler må ta stilling til om journalposten skal besvares, eller avskrives med kode. Besvare inngående journalpost med utgående brev Saksbehandler har ansvaret for å behandle inngående journalposter. Inngående post som skal besvares utføres ved å produsere svarbrev i ESA. Da brukes enten alternativ: Lag svar eller Lag foreløpig svar. Ved å bruke «Lag svar» vil det inngående dokumentet bli automatisk avskrevet og oppgaven forsvinner fra oppgavelista. Ved å bruke «Lag foreløpig svar» vil oppgaven fortsatt ligge på oppgavelista. Ved å bruke funksjonen «Lag svar» og «Lag foreløpig svar» i ESA dras automatisk opplysninger fra det inngående brevet med til ditt utgående. Velg en mal som inneholder det du trenger. Standard brevmal er BR2-B. Avskrive inngående post med kode Saksbehandler har ansvaret for å avskrive alle dokumenter i en sak de er ansvarlige for, enten svaret er via brev, e-post, telefon eller at dokumentet tas til etterretning. (Lag svar, lag foreløpig svar, lag kopi, avskriv, avskriv med kode). Dersom et brev ikke skal besvares skriftlig, velg «Avskriv med kode», og et av følgende valg: Måte Anvendelse ALL Alle adressater er avskrevet BE Besvart med e-post SA Saken er avsluttet TE Brevet/mailen tatt til etterretning TLF Besvart telefonisk TO Brevet/mailen er tatt til orientering UT Besvart med utgående brev Prosedyrer i brukerhåndbok ESA Se oppskrift om opprettelse av svarbrev (ny journalpost) i ESA, kap. 8 Bruk av e-post i saksbehandlingen E-post som har verdi som dokumentasjon skal registreres i ESA. Dette gjelder både inngående og utgående e-post. I ESA 8.1 kan e-post besvares direkte. E-post som kommer direkte til en saksbehandler og som viser seg å være et saksdokument, må uten opphold arkiveres i ESA hvis det er en eksisterende sak. Hvis det er en ny sak, må den opprettes i ESA av superbruker eller arkivtjenesten (servicekontoret). Klargjøring av saksfremlegg Formål Sikre at saker som skal til politisk behandling blir korrekt behandlet. Ansvar
- Saksbehandler har ansvar for å produsere saksfremlegget som godkjennes av rådmannen.
- Saksbehandler har ansvar for at rett vedlegg blir knyttet elektronisk til saksframlegget.
Rutine Saksbehandler skal sette saken til politisk behandling og velge utvalg. Det er viktig at saksframlegget får en overskrift som er dekkende. Overskriften må settes på før overgang til Word.
- Husk aldri fjern røde og blå linjer da disse inneholder koder som har teknisk betydning.
Vurder alltid saken i forhold til planer og økonomi. Sørg for at alle vedlegg er innskannet, og knytt evt. vedlegg til saksframlegget. Saksframlegget settes til ferdig og ekspedert av saksbehandler. Saken settes til klar til behandling på utvalgsmenyen. Frist for levering til Politisk sekretariat er 1 uke før møtet skal avholdes. Alle saker skal være ferdig og godkjent av rådmannen før Politisk sekretariat tar over. Prosedyrer Tilknytt vedlegg Saksbehandlers etterarbeid ved politisk behandling og klargjøring til arkiv Formål Sikre at saker som har hatt politisk behandling, sluttbehandles på rett måte. Ansvar
- Møtesekretær produserer saksprotokoller og sender melding om ferdig sak til saksbehandler (etter siste oppsatte politisk behandling). Dette skjer rett etter møtet, med godkjent protokoll.
- Saksbehandler har ansvar for å sende samlet saksframstilling og melding om vedtak.
- Saksbehandler klargjør saken ved å sjekke at alle inngående dokumenter er avskrevet, og at alle utgående er ekspedert. Saken settes da i F av saksbehandler.
- Saksbehandler skal følge saken til den er avsluttet. Hvis saksbehandler slutter har vedkommende ansvar for å gi den videre til ny/annen saksbehandler. Neste saksbehandler overtar da ansvaret, og følger saken til den avsluttes.
- Når arkivtjenesten (servicesenteret) har avsluttet saken, vil den få status A.
|