|
* Servicesenteret skal åpne all post som er adressert inn til Frøya kommune, Pleie- og omsorgstjenesten. Servicesenteret sender post videre til virksomheten elektronisk gjennom arkivsystemet ESA. * Adressert post går direkte til den det gjelder. Der post er uadressert eller adressat ikke har ESA-tilgang sendes den via ESA til Driftskoordinator på sykehjem eller hjemmesykepleie. * Post som beboerne får tilsendt og som er personlig, skal ikke legges inn i ESA, men legges til internpost. * Driftskoordinator frakter internpost fast mellom Servicesenteret og sykehjemmet på onsdag, og utover dette ved behov. * Se egne rutiner for Forvaltningskontoret under «Daglige rutiner» i arkivsystemet. * Original søknad og vedtak skal inn i ESA. Saksutredningen skal være i profil/fagsystemet. All dokumentasjon som ligger i fagsystemet skal også oppbevares i skriftlig format på virksomheten. Dette fordi fagsystemet ikke er et godkjent arkivsystem. Se egen rutine for fagsystemet profil under «Daglige rutiner» i arkivsystemet. * Alle søknader som gjøres på tilskudd, OU-midler og annet skal arkiveres som sak i ESA. Slike søknader sendes Servicesenteret som legger det inn i ESA som ny sak. Alt arkivverdig skriftlig arbeid som ikke er direkte brukerrettet skal arkiveres i ESA. |