|
Dokumentsenteret er kommunens sentraliserte arkivtjeneste og inngår som enhet i organisasjonsektoren. Tjenesten har ca 14,1 årsverk pr 2018 og har overordnet ansvar for kommunens arkiver. Enheten har til daglig ansvar for både saksbehandling og arkivdanning i sak- og arkivsystemet Public 360. Enheten har også ansvar for den daglige arkivdanningen i fagsystemet Visma Familia for Barneverntjenesten for Kristiansandregionen (5 kommuner) og for mottak og digitalisering av post til helsestasjonene. Som det framgår under leverer dokumentsenteret også tjenester til ulike selskaper. Kommunens arkivtjeneste har som mål å sentraliseres slik at også arkivfaglige oppgaver i forhold til fagsystemene ivaretas av dokumentsenteret. Pr 2018 er fortsatt arkivfunksjonen for følgende saksfelt desentralisert: Pleie/omsorg, flyktninger og integrering, sosialtjeneste og selve journalføringen ved helsestasjonene og registeringene i de rene EPJ-systemene. Dokumentsenteret leverer digitale arkivtjenester til flere selskaper der kommunen er eier eller deleier
- Kristiansand kommunale pensjonskasse
- Kristiansand boligselskap KF
- Kristiansandsregionen brann- og redningstjeneste IKS
- Kristiansand Parkeringsselskap KF (avsluttet som KF og tilbakeført kommunen i 2016)
Kristiansand havn KF har eget arkiv med arkivdeler i kommunens Public 360, men har egen arkivtjeneste. NYE KRISTIANSAND Dokumentsenteret har daglig drift av arkivtjenesten for programperioden til Nye Kristiansand fram til 31.12.2019. Det er etablert som eget digitalt arkiv med arkivdeler i kommunens Public 360. Rådmann Camilla Dunsæd er arkivansvarlig. Kristiansand kommunes arkivplan benyttes for å informere om arkivplanen for programmet. Kristiansand kommunes rutinehåndbok for arkivarer benyttes i den daglige arkivdanningen. Kommunens rutinehåndbok for saksbehandlere for bruk av Public 360 er tilpasset for brukerne i Nye Kristiansand. Mer utfyllende dokument om arkivordningen inngår i saksarkivet for Program Nye Kristiansand i Public 360. Kristiansand kommunes skyløsninger for publisering av dokumentasjon fra program Nye Kristiansand benyttes. Det omfatter Offentlig journal, Politisk agenda for sakene for Fellesnemnda og nett-tv for overføring av møtene i Fellesnemnda. |