|
Det skrivne ord er ein viktig del av vårt ansikt utad. Den som mottek skriftleg informasjon frå kommunen, anten i form av eit brev, ei brosjyre eller eit anna dokument, dannar seg ei oppfatning av kommunen på dette grunnlaget. Difor er det nødvendig med like skrivereglar for kommunetilsette. Det kan hjelpa oss til å gje publikum eit klart og ryddig bilete av ein kommune som er korrekt og konsekvent i sin kontakt med omverda.
Austevoll kommune skal stå fram likt i sine malar.
Dette notatet er meint som ei rettleiing i korleis kommunen sitt skrivne og trykte produkt skal vera når det gjeld språk, redigering og utsjånad.
Ei heilskapeleg line når det gjeld det skrivne ord og dokument gjev korrekt og tiltalande inntrykk på mottakarane.
Dei retningsliner som vert sett skal fylgjast. Då medverkar du til å gje våre brev og det skrivne dokument ein heilskapeleg utsjånad og til å gjera kontorarbeidet lettare for oss alle.
Layout / utfylling av registreringsbilde og bruk av tekstbehandlar i saksbehandlarsystemet
WebSak.
Skrifttypar.
Alle registreringsbilde og malar i WebSak har førehandsdefinerte skrifttype og storleik. Desse skal ikkje endrast.
Skrifttype Calibri og font 12 skal nyttast i Austevoll kommune.
Korleis skal ein sakstittel i Websak leggast inn
Sakstittelen skal vera dekkande for alle komande dokument i saka, og beskrive saka så godt som mogeleg. Den skal gje meining og skilje saka frå andre saker.
Det er viktig at ein tenkjer på kva opplysningar det kan vera aktuelt å søkje på ved seinare høve.
- Sakstittel skal beskriva saksinnhaldet så godt som råd
- Kvar og kva er hovudregel - Der det ikkje er naturleg med kvar, skriv en kun kva saka gjeld
- Ved saker som er unnateke offentlegheit skal tittelen vera nøytral, det vil seie at tittelen ikkje skal gjenspegla opplysningar som ikkje er offentlege.
- Sakstittel 1 skal ikkje innehalde namn
- Sakstittel 2 kan nyttast til namn
- Dato i sakstittel skal skrivast inn t.d. 21.02.2022
Døme:
- Gnr. XX bnr. XXXX Stadsnavn. Søknad om løyve i eit-trinn - påbygg og fasadeendring
- Gnr. XX bnr. XXXX Stadsnavn. Søknad om oppretting av ny matrikkeleining - uendra bruk
- Høyring - Tittel på høyring
- Vedlikehald av kommunale vegar 2022 Opprett samlemapper pr. år der dette er naturleg.
Korleis skal dokumenttittel i Websak leggjast inn
Dokumenttittel skal i korte trekk skildra innhaldet, den skal vera slik at den lett identifiserer dokumentet, og for å skilje dokumenta i arkivsaka frå kvarandre. Her følgjer same prinsipp som sakstittel kvar – kva, som skal beskrive brevet sitt innhald. Døme:
- Søknad om tilskot til barneteater
og når svar sendas:
- "Svar på søknad om tilskot til barneteater"
- Informasjon om...
- Orientering om....
- Anbefaling om...
- Forslag til....
- Vedtak om ...
- Innkalling til...
- Førespurnad om ...
- Merknad til ....
Journalpostar på byggesaker skal alltid byrje med det same som sakstittelen.
Døme: Gnr. XX bnr. XXXX Stadsnavn. - Ved overføring av e-post skal «FW/SV» fjernast frå dokumenttittel
Avsendar/mottakar
Alle avsendarar og mottakarar registrerast inn slik namnet er. Dette hentar ein frå Enhetsregisteret Brønnøysund eller folkeregisteret.
Om avsendar representerer eit firma er det firmaet som skal settas som avsendar med personen som Att.
- Namneformat døme: Ola Nordmann
- Firmanamn skrivas inn slik som det er (ikkje forkorting). Døme: Acos AS
- Att: Skal skrivas i feltet att. døme: Ola Nordmann
- Skriv inn postadressa og ikkje besøksadressa.
- Apposisjonar - AS, Inc, IKS o.l. er ein del av firmanamnet og skal vere med
Vedlegg:
Skal ha ein kort eigen tittel som beskriver vedlegget
Språk
Sakstittel og journalposttittel skal skrivast på nynorsk. Alle stadnamn skal skrivast etter norske skrivereglar (f.eks. København, ikkje Copenhagen). Skrivereglane er viktig for søk i databasen.
Hovudregel på forkorting:
Bruk ikkje forkortingar når det ikkje er nødvendig.
Forkort aldri om det kan medføre tvil eller mistyding. |