|
NØDPROSEDYRE VED UTILGJENGELEG SYSTEM
Hvisjournalen- og arkivsystemet er utilgjengeleg for eit lengre tidsrom, skal OSKsetje i verk nødprosedyre som framstilt nedanfor. Føring av mellombels journal OSK fører ein mellombels papirjournal over inn- og utgåande dokument sominneheld opplysningar i høve til arkivlova § 2-7. Skjema for mellombels journalføring finst i arkivplan.no.og på vegg i arkivet. Behandling av innkomne og interne dokument OSK registrerer innkomne dokument, både eksterne og interne, i den mellombelse papirjournalen. Deretter vert det teke kopi av originaldokumentet. Originalen vert lagra hjå OSK inntil nødprosedyra er avslutta og dokumentet kan registrerast i WebSak. Kopiane vert påført påskrifta "Ikkje skanna og reg”. Kopiane vert så fordeltetil leiaren/saksbehandlaren. Når systemet igjen er tilgjengeleg, vert originaldokumenta registrerte i WebSak på grunnlag av den mellombelse journalen. Dokumentet vert påført saks- og dokumentnummer frå WebSak og avdeling/kontor/saksbehandlar frå den mellombelse journalen. Dokumenta vert skanna og fordelte tilleiaren/saksbehandlaren. Saksbehandlaren kasserer kopiane. Er det påførtmerknader, må dei leggjast inn i WebSak under merknader til journalposten. Behandling av utgåande dokument Saksbehandlaren produserer dokumenta i det ordinære ekstbehandlingssystemeteller anna høveleg system. Arkivkopi av det utgåande dokumentet sendes til arkivet via e-post eller på papir. OSKjournalfører dei utgåande dokumenta i den førebelse journalen. Når systemet igjen er tilgjengeleg, registrerer OSK utgåande dokument i WebSak på grunnlag tilsendt e-post eller papirkopi og registreringane i den førebelse papirjournalen. Dokumenta vert knytte til det elektronisk arkivet ved å arkivere dei elektroniske filene. |