Rolleskildring i websak og omgrepsavklaring

Arkivansvarleg
Arkivleiaren er arkivansvarleg  i Austevoll kommune.
Arkivleiaren kan delegere arkivansvar til andre og har tilgang til alle typar registreringar.
Systemansvarleg
Systemansvarleg har hovudansvar for tildeling og ajourhald av brukarrettar til registrerings- og arkiveringsfunksjonar. 

Systemansvarleg har ansvar for at brukarrettane vert ajourhaldne kontinuerleg. Leiaren til den tilsette har ansvar for at fagleiar og systemansvarleg vert informert/varsla om:

- tildeling av brukarrettar til nye personar i sak/arkivsystemet
- personar som ikkje lengre skal ha brukarrettar i sak/arkivsystemet
- endring av ein person sine brukarrettar i sak/arkivsystemet

Det er systemansvarleg som har ansvaret for opplæring av Websak i Austevoll kommune. 

Systemansvarleg har følgjande rettigheter:
Systemansvarleg har i samsvar med autorisasjon tilgang til alle register, og har tilgang til ajourhald av registreringsrettar, brukarrettighet, tilgangskodar og medlemskap i tilgangsgrupper

Arkivmedarbeidar
Arkivmedarbeidarar er tilsette i arkivstillingar (merkantilt) og dei har tilgang til alle typar registreringar og rettingar (arkivsaker og dokument) innanfor dei arkivdelar arkivmedarbeidaren har fått tilgang til innanfor tildelte tilgangskodar.

Arkivet sine funksjoner
Det viktigaste målet for arkivet er å vera ein god reiskap for saksbehandlarane i det daglege arbeidet. Rask tilgang til dokument og informasjon i saksbehandlinga sparer tid og pengar. For å få ein effektiv tilgang må alle saksdokument vera registrerte i arkivsystemet.

Som arkivar skal du bl.a.:

• alltid ha oversyn over kvar enkelt registrert sak, kven som er saksbehandlar og om saka er til behandling eller er arkivert
• følgje opp saksbehandlinga i samband med journalføring slik at Austevoll kommune si postliste blir komplett på internett
• hjelpe til med å finne fram dokument som ønskt utlånt frå arkivet
• sørgje for informasjon og opplæring i bruk av arkivet
• kjenne til og arbeide etter dei lovar og reglar som gjeld for arkivarbeidet

Arkivet er også ansvarleg for å sikre bevaring av arkivmateriale som har betydeleg kulturelt eller forskingsmessig verdi, eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at dette materialet blir teke vare på og gjort tilgjengeleg for ettertida, jf. arkivlovens formålsparagraf: § 1.

Leiaren
Leiarfunksjonar vert utøvde av tilsette som har leiarstilling, er tildelt nestleiarfunksjon eller som er gitt spesifisert fullmakt til å ivareta ein eller fleire leiarfunksjonar. 

Leiaren har følgjande rettigheter:

- har tilgang til å opprette og ajourhalde saker og journalpostar på si avdeling
- har tilgang til å opprette journalposter og dokumenter
- har tilgang til funksjoner for registrering og retting
- kan fordele saker og journalpostar i avdelinga
- har tilgang til å registrere merknader
- autorisert for godkjenning av saksdokument
- autorisert for restanseoppfølgjing og rapportering
- tilgang til utvida rettighet innanfor ei avdeling eller seksjon
- tilgang til å opprette utvalssaker og registrere behandlingsplan for utvalsbehandling av eigne saker
- kan autoriserast for interne skjermingskodar innanfor eigen eining
- kan få tilgang til journalposter og saksdokument under arbeid innanfor sin eigen eining
- kan autorisere sakshandsamarar i systemet med omsyn til registreringsrettar, tilgangskodar og medlemskap i tilgangsgrupper innanfor dei kodene som vedkommande sjølv er autorisert for

Avgrensingar:

- autorisasjonsretten for tilgangskoder gjeld berre for dei kodane vedkommande sjølv er autorisert for
- alle andre registreringsfunksjoner og skriverettigheter for tilgangsbegrensa saker som ein ikkje er medlem av, er avgrensa til eigen administrativ eining eller avdelingar som er underlagt denne.

Det er viktig at alle leiarar har ein stadfortredar ved ev sjukdom, feriar og permisjonar slik at dei funksjonar og prosessar som leiaren har ansvar for, ikkje stopper opp.  

Sakshandsamar/saksansvarleg

Sakshandsamar har følgjande rettigheter:

- tilgang til vanlege sakshandsamingsfunksjonar 
- totalansvar for ei bestemt sak
- tilgang til å opprette og ajourhalde saker og journalposter der vedkommande er saksansvarleg, eller har tilgang til sak
- har tilgang til å opprette journalposter og dokumenter
- tilgang til funksjoner for registrering og retting
- tilgang til å registrere merknader
- tilgang til å klassere eigne saker
- tilgang til å avskrive eigne saker
- tilgang til å opprette utvalssaker og registrere behandlingsplan for utvalsbehandling av eigne saker

Avgrensingar:

- tilgang til å opprette journalposter er blant tilgangsavgrensa saker avgrensa til saker der vedkommande er saksansvarleg, sakshandsamar eller medlem av ei tilgangsgruppe på ei annan måte

Omgrep

WebSak er Austevoll kommune sitt system for elektronisk

-       journalføring

-       arkiv

-       sakshandsaming

Saksomgrep

Ei sak: Eit spørsmål som er til behandling, på grunnlag av ei henvending utanfrå eller på initiativ frå organet sjølv. Omgrepet vert og nytta om sjølve behandlingsprosessen.

Arkivmessig: Ei sak omfattar saksdokument, registreringar, påskrifter o.l som oppstår og/eller inngår i handsaminga. Enkeltdokument skal alltid vera knytt  til ei sak.
Dersom eit nytt dokument ikkje høyrer til ei eksisterande sak, skal arkivtenesta (ev sakshandsamaren) opprette ny arkivsak. Korrekte saksopplysningar skal fyllast ut, og det nye dokumentet vert knytt til saka.

Arkivsak (i WebSak) består av ein eller fleire journalpostar med tilhøyrande dokument som er knytta saman under eit felles arkivsaknummer.

Journalpost er registreringa av opplysningar om eit saksdokument med eventuelle vedlegg. I WebSak er ein journalpost alltid knytt til ei arkivsak.

Saksdokument er ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lytting, framvising eller overføring. (brev, notat, telefaks, e-post, saksframlegg, lydfil, bilete m.m. som lagrar informasjon som er relevant for ei sak). Saksdokument, med tilhøyrande vedlegg er knytt til ein journalpost.

Avskriving betyr å registrere opplysningar som er knytte til ein journalpost om når og korleis behandlinga av innhaldet i journalposten er avslutta.

Sakshandsamar er eit samleomgrep for alle som mottek post, skriv notat, brev med meir i WebSak.