Sentralarkiv har ansvar for å;
- Motta, åpne, sortere, stemple, journalføre og skanne all inngåande post.
- opprette nye arkivsaker i samband med journalføring.
- Kvalitetsikre at sakshandsamar si registrering er korrekt.
- Kontrollere forfallslister og sende restanselister 4 gonger i året.
- Kvalitetsikre arkiv og journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringer, samt fysisk arkiv.
- Betjene utlån frå arkiv/depot.
- Arkivere.
- Journalføre eigenproduserte dokument.
- Frankere utgåande post.
Sakshandsamer har ansvar for å;
- Levere personleg adressert post , anten det er papirdokument, telefaks, eller e-post , til sentralarkiv for journalføring / registrerer sjølv e-postar inn i saks-/arkivsystem.
- Ha oversikt over kva saker som er til handsaming ved hjelp av saksbehandlingssystem/fagsystem.
- Kontrollere at riktig offentleghetsvurdering er gjort.
- All dokumentproduksjon i et fagsystem (WebSak, Acos Barnevern, CosDoc, Visma PPI o.l.)
- Avskrive inngående og interne dokument som er handsama.
- Levere fysiske kopiar til sentralarkivet av alle egenproduserte dokument (ikkje sakarkiv/gnr/bnr-arkiv - prøveperiode 2014).
- Utgåande dokument må ferdigstillast.
- Utgående brev leggjast i konvolutt og leverast til sentralarkiv for frankering.
- Elektronisk ekspedering
- Avslutte arkivsaker etter kvart som dei er ferdighandsama.
Leiar har ansvar for å;
- Gjennomføre offentleghetsvurdering.
- Sjå til at restanselister vert følgd opp.
- Bidra til at krava til dokumentasjon av handsaming vert ivareteken.
|
|