|
Føremålet med periodedeling er å sørgja for naudsynt plass til saksmappene i det daglege arkivet, samt å sikra framfinning ved større endring i administrativ organisering, arkivorganisering eller ved skifte av journalsystem. Periodisering er derfor ei kontrollert og systematisk overføring av uaktuelle saker frå det daglege arkivet til bortsetjingsarkivet. Periodeskilje føregår vanlegvis på to måtar, skarpt skilje eller skilje med overgangsperiode. Dette vil variera mellom dei ulike arkiva og kva som er grunnlag for periodedelinga. Tysnes kommune har nytta skarpt skilje ved kvar valperiode. For oversyn over periodiseringsmetode for dei ulike arkiva, gå til arkivserieoversynet. Fellestenesta er ansvarleg for å gjennomføra periodedelinga. Ved skarpt skilje Skarpt skilje skal alltid nyttast dersom periodiseringa markerer ei endring i ordningsprinsipp, ved endringar som inneber samanslåing eller oppsplitting av arkiv eller ved overgang til elektronisk journalføring. Ved skarpt skilje skal alle saker avsluttast seinast den datoen som er bestemt for periodiseringa. Ingen saker skal overførast til ny periode. Dersom det etter periodisering kjem til nye dokument i ei gammal sak, skal det opprettast ei ny sak med referanse mellom dei to sakene. Hovudprinsipp ● Periodiseringsdatoen markerer eit skarpt skilje i arkiva ● Dato for registrering er avgjerande for kva periode dokumentet høyrer til i ● Ei sak kan ha dokument som er arkivert i ulike arkivperiodar ● Det skal registrerast referanse mellom saker som er arkiverte i ulike arkivperiodar Praktisk rutine
- Fastset dato for periodisering minimum eit halvt år på førehand
- Informer sakshandsamarane om periodiseringa og kva rutinar dei skal følgja
- Skriv ut restanselister til sakshandsamarane
- Ved periodisering skal alle feilregistreringar vera merka med ”feilregistrert” og/eller ”utgår”
- Ved periodisering skal fellestenesta ha oversyn over eventuelle manglar i arkivet
- Ved periodiseringsdatoen skal gammal arkivdel sperrast for nye registreringar. Det skal lagast uttrekk til depot
- Opprett ny arkivdel. Denne skal definerast som arvtakar til tidlegare arkivdel. I omtalen av arkivdelen skal det liggja informasjon om periodiseringa
- Alle nye saker og dokument skal registrerast i ny arkivdel
- Når det skal registrerast nye dokument som tilhøyrer gamle saker skal det opprettast ny sak. I journalen skal det vera referanse mellom saker som høyrer saman
|