Kvalitetssikring av journalen

Fellestenesta skal føra kontroll med at alle saksdokumenta er journalførte og knytte til rett sak i sak-/arkivsystemet og dei samme dokumenta finst i det fysiske arkivet.

Fellestenesta har ansvaret for kvalitetssikring av arkivfunksjonar som er utførte av sakshandsamarar og leiarar.

Til arkivering og postliste

Fellestenesta skal jevnleg henta fram alle journalpostar med status M, R og S. Dette er dokument som produsert men ikkje er ferdigstilt av sakshandsamarar. 

Dersom dokumentet mest sannsynleg er ferdig frå sakshandsamar skal fellestenesta sjå til

• at offentlegvurdering er gjennomført, og naudsynt skjerming av avsendar/mottakar, arkivkodar, saksnummer, tittel og saksinnhald er gjort.
• at arkivkode og sakstittel er dekkande når ny sak er oppretta
• at saka er knytt til rett arkivdel
• at journalposten er knytt til rett sak
• at rett arkivkode er sett på saka

For utgåande brev skal fellestenesta kontrollera journalopplysningane mot det utgåande brevet.

Kontroll med reserverte saker

Fellestenesta skal med jamne mellomrom utføra søk på saker med status B for å sikra at sakshandsamar utfører sin del av prosesstyringa. Fellestenesta skal sjå til:

• at offentlegvurdering er gjennomført, og naudsynt skjerming av avsendar/mottakar, arkivkodar, saksnummer, tittel og saksinnhald er gjort.
• at arkivkode og sakstittel er dekkande når ny sak er oppretta
• at saka er knytt til rett arkivdel
• at rett arkivkode er sett på saka

Fellestenesta skal gje tilbakemelding til sakshandsamar dersom vedkomande har mange saker som står i status B.

Kontroll med reserverte journalpostar (konsept)

Fellestenesta skal med jamne mellomrom utføra søk på journalpostar eldre enn ein månad med status R for å sikra at sakshandsamarar utfører sin del av prosesstyringa.

Fellestenesta skal gje tilbakemelding til sakshandsamar dersom vedkomande har mange uaktuelle reserverte dokument