Utgåande post

Brev, e-post og elektronisk forsendingar via KS -svar ut frå Tysnes kommune skal sendast som offentleg dokument og innehalda logo, arkivkode og journalnummer og kjenneteikn elles. Dokument som er unnateke offentleg innsyn skal/kan ikkje sendast som e-post. All post skal journalførast i elektronisk arkiv, fagsystem eller manuell journal.

Elektronisk arkiv

Ny sak

Fellestenesta skal oppretta sak dersom denne startar med eit utgåande dokument eller eit internt notat. Framgangsmåten for å laga ny sak i systemet skal følgjast.

Fellestenesta skal:

• knyta saka til rett arkivdel og føra på klassering / arkivkode for saka. Dersom det er tvil om kode ta kontakt med aktuell sakshandsamar.
• utføra offentlegvurdering og påføra lovheimel og korrekt tilgangskode i sak.
• føra på referansar og eventuelt knyta saka til prosjekt. Dersom det er ønskje om å etablera eit nytt prosjekt til saka må det gjerast.

Sakshandsamar skal melda til fellestenesta når eigne saker skal avsluttast. Før avslutning må alle journalpostane vera avskrivne. Dersom sakshandsamar ønskjer å opna ei avslutta sak skal han kontakta fellestenesta.

Svara på journalpost / oppretta utgåande brev

Sakshandsamar skal journalføra eigne utgåande brev, faks, interne notat og utgreiingar. Framgangsmåten for dei ulike funksjonane i systemet skal følgjast.

 Sakshandsamar skal også

• føra på mottakarar og kopimottakarar
• føra på dokumenttype
• SvarUt/E-signering skal fortrinnsvis nyttast
• utføra offentlegvurdering og påføra lovheimel og korrekt tilgangskode. Dersom han er usikker på offentlegvurderinga skal han ta kontakt med næraste overordna

Inntil dokumentet er klart for ekspedering skal journalposten ha status R

Når dokumentet er ferdig har det følgjande flyt:

• Dokumentet er ferdig og klar til elektronisk forsendelse
• Dokumentet er ferdig frå sakshandsmar og vert sendt til leiar for godkjenning
• Dokumentet er ferdig frå sakshandsamar og vert sendt til rådmann for godkjenning

Når dokumentet er godkjent, og sendt elektronisk, går det ei oppgåve til fellestenesta som kvalitetsikrer journalposten.

Sakshandsamar skal avskriva alle journalpostar som vedkomande er ansvarleg for uavhengig av avskrivingsmåte.

Interne dokument og notat

Internpost skal handsamast som ekstern post. For korrespondanse mellom avdelingar/seksjonar som er knytt til systemet nyttar ein dokumenttypane X og N.