Postmottak og sorteringFellestenesta registrerer all inngåande post før den går til sakshandsaming.(forskr. § 3-1 og § 3-4). Post som ikkje er arkivverdig skal skiljast ut frå saksposten. Informasjonspost er post som ikkje vert gjenstand for noko form for sakshandsaming. Til informasjonspost høyrer alle trykksaker, offentlege publikasjonar, rundskriv, utskrifter/kopiar frå andre organ. Informasjonsposten vert grovsortert av fellestenesta og vidaresendt aktuell avdeling. Den arkivverdige posten er den som vert gjenstand for sakshandsaming og som kommunen er pliktig å ta vare på til ei kvar tid. Denne posten kallar me sakspost og det er den som vert gjenstand for stempling og journalføring. Personleg adressert post skal leverast uopna til adressaten dersom ikkje kommunen har inngått avtale med adressaten om at slik post kan opnast av fellestenesta. Mottakar pliktar likevel straks å levera posten attende til sentralarkivet dersom den er til administrasjonen. Brev til politikarar skal omadresserast til vedkomande. StemplingInngåande post blir stempla med journalstempel med rubrikkar for arkivnr. (emnekode) eller objektkode, mottaksdato, arkivsaksnummer, journalpostnummer og sakshandsamar. SkanningNår posten er sortert skal arkivverdige dokument straks skannast. Framgangsmåten for bunkeskanning frå leverandøren skal følgjast. Fellesarkivet registrerer den innkomne posten i arkivsystemet og kontrollerer følgjande:
- at alle mottekne dokument er skanna og arkivert
- at alle sider er komne med i kvart dokument
- at skanninga er kvalitetsmessig god nok
- at opplysningane i skanna dokument samsvarar med opplysningar i journalen
JournalføringBrevpostFellestenesta er ansvarleg for journalføring av den skanna posten og at journalpostane vert knytte til sak. Fellestenesta skal også journalføra arkivverdig e-post og faks. Dersom journalposten er det første dokumentet i ei sak, skal fellestenesta oppretta sak. Framgangsmåten for å laga ny sak i systemet skal følgjast. Fellestenesta fordeler saka til avdeling og saksfordelar. Fellestenesta set gradering på saka og ser til at naudsynte opplysningar er skjerma. Fellestenesta fordeler journalpost til rett avdeling og sakshandsamar dersom denne er kjent. Dersom sakshandsamar er ukjent vert dokumentet fordelt til leiar, journalført i eige sak oppretta for ufordelte saker. Fellestenesta fører på tilgangskoden, og ser til at naudsynte opplysningar er skjerma. Når alle journalopplysningane er kontrollerte skal journalposten få dokumentstatus J. Samstundes med journalføringa, skal stempelopplysningane førast på dokumenta. E-postNår sakshandsamar mottar e-post direkte til si adresse, pliktar han å vurdera om det er arkivverdig post som må journalførast. Dersom e-posten er arkivverdig er sakshandsamaren ansvarleg for overføra denne til fellestenesta. Rettleiing for journalføring av e-post i systemet skal følgjast. FaksDersom faks vert sendt direkte til sakshandsamar eller avdelinga skal denne vidaresendast fellestenesta for journalføring. Elektroniske skjemaElektroniske skjema kjem direkte inn i motteken elektronisk forsendelse og blir journalført i sak- og arkivsystemet direkte. Journalføring i fagsystemaHer skal det førast inn rutinar for journalføring i fagsystema i organisasjonen, dersom slike finst. Det skal vera rutinar for kven som journalfører i systema og kva for system dette gjeld. Manuell journalføringDei einingane som ikkje er knytte til det sentrale arkivsystemet eller nokre av fagsystema skal føra papirbaserte postjournalar. For desse gjeld følgjande rutinar: Ansvarleg for journaleininga skal påføra mottekne saksdokument eit stempel som identifiserer dokumentet og knyter det til journalen. Stempelet skal ha opplysningar om organisasjonsnamn, journalføringsdato, løpenummer, saksnummer, arkivkode, sakshandsamar og gradering. I journalen skal det i tillegg førast opp namn på avsendar/mottakar, dokumenttittel, sakstittel, dokumentdato, avskrivingsdato og avskrivingsmåte. Ansvarleg for journaleininga skal kontrollera om dokumentet tilhøyrer eksisterande sak og ev. knyta det til saka. Eksisterer det ikkje noko sak skal fellestenesta oppretta sak. Fellestenesta skal komme med forslag til arkivkode som sakshandsamar skal sjå til at er rett. Fellestenesta kjem med forslag til gradering og heimel for graderinga. Leiinga pliktar å sjå til at denne er rett. Postfordeling og postsirkulasjonLeiar eller andre med tilsvarande mynde har ansvar for dagleg gjennomgang av motteken post i det elektroniske arkivet. Vedkomande skal:
- kontrollera at saksopplysningar og journalopplysningar er rette
- kontrollera offentlegvurderinga. Dette inneber å kontrollera at rett tilgangskode og heimel er nytta, samt at naudsynt skjerming er utført
- henta fram alle saker og dokument med tilgangskode XX og utføra offentlegvurdering. Journalpostar og saker som vert unnateke skal registrerast i systemet med lovheimel og tilgangskode. Me må dessutan syta for å skjerma personnamn og liknande i saks- og dokumenttittel, mottakar/avsendar, og emne-kodar/objektkodar dersom naudsynt
Sakshandsamar skal kontrollera:
- at dokumenta/journalpostane er knytte til rett sak
- at saka har rett klassering
- offentlegvurderinga og eventuell skjerming av sak og journalpost
Leiar og sakshandsamar gjev tilbakemelding til fellestenesta om endringar i journalen. |