Eksternt innsyn i arkiv

Retten til innsyn i offentlege saksdokument er regulert av offentleglova (allment innsyn) og forvaltningslova (partsinnsyn). Hovudregelen er at forvaltninga sine saksdokument er offentlege (Ofl. § 2). Nokre saksdokument skal eller kan unnatakast offentlegheit med heimel i gjeldande lovverk. Arkivtenesta er delegert fullmakt til å gje publikum innsyn i arkiv i samsvar med reglane i lovverket.

Allment innsyn

Den som ber om innsyn i arkivet skal ved hjelp av den offentlege journalen identifisera den saka eller dei dokumenta vedkomande vil ha innsyn i.

Spørsmål om innsyn skal avgjerast ved kvar enkelt førespurnad. Det skal vere høve til å be om innsyn i alle dokument, uavhengig av førehandsklassering. Dersom ein mottek ein førespurnad om innsyn i eit dokument som i utgangspunktet er unnateke offentlegheit, skal det gjerast ei ny offentlegvurdering, ev. i samarbeid med sakshandsamar.

Innsyn i papirbaserte originaldokument skal berre føregå under tilsyn. Kopiering av dokumenta skal skje vederlagsfritt.

Arkivtenesta skal vurdera om dokumentet det er bede om innsyn i, inneheld opplysningar som er unnateke frå innsyn etter offentleglova. Dersom dette er tilfelle, må det takast stilling til om det kan gjevast innsyn i resten av dokumentet eller om heile dokumentet skal bli unnteke frå innsyn.

Det skal praktiserast meiroffentlegheit i Tysnes kommune. Det vil seia at det skal vurderast om det bør gjevast innsyn i heile eller delar av dokumentet, sjølv om det kan unntakast etter føresegner i lova. (Ofl. § 2, 3. ledd). Det skal ikkje vurderast meiroffentlegheit for opplysningar underlagt teieplikt.

Dersom krav om innsyn vert avslege, skal avslaget grunngjevast med lovheimel. Dersom dokumentet/journalposten vert skjerma eller unnateke med heimel i Offl. § 5a, skal det visast til den lovbestemminga som gjev grunnlag for teieplikta (t.d. Fvl. § 13-1 eller 13-2). Det er i utgangspunktet berre dei opplysningane i dokumentet som er underlagt teieplikt som skal unntakast.

Partsinnsyn

Forvaltningslova regulerer retten til innsyn for part i sak. Ein part i ei sak er definert som ein person som ei avgjersle retter seg mot eller som saka elles direkte gjeld (Fvl. § 2-e). Den som er part i ei sak der det vert gjort enkeltvedtak har ofte behov for å gjera seg kjent med dokumenta i saka. Hovudregelen er at part i ei sak har rett til innsyn i saksdokumenta (§ 18, 1. ledd). Det må vera heimel for å nekta part rett til innsyn. Heimel finn ein i § 18, 2. ledd, som gjev tilgang til å nekta innsyn i dokument utarbeidd for kommunen si interne saksførebuing, eller i § 19 som innskrenkar tilgangen til å krevja innsyn i visse opplysingar.

I § 20 er det reglar for korleis dokumenta skal gjerast tilgjengelege for parten.

Dersom parten blir nekta innsyn kan vedkomande klaga etter reglar i Fvl. § 21.

Innsyn i personopplysningar

Førespurnad om innsyn i personopplysningar er regulerte av personopplysningslova. Fellestenesta skal handsama førespurnaden  i samarbeid med den aktuelle tenesteeininga, og desse skal i lag forvalta innsynet. Innsynet skal forvaltast i tråd med personopplysningslova med forskrifter.