Reglement for bruk av elektronisk kommunikasjon

Virkeområde

Retningslinene gjeld for elektronisk informasjonsflyt og informasjonsutveksling med Tysnes kommune og dei som har med forvaltningsverksemda, innhenting og vurdering av informasjon, vedtak og utsending av vedtak.

Retningslinene omfattar elektronisk kommunikasjon med einskildpersonar og verksemder, andre eksterne offentlege forvaltningsorgan og interne forvaltningsorgan.

Definisjon

Med elektronisk kommunikasjon forstår me bruk av t.d. e-post, internett, eller liknande kommunikasjonssystem, og bruk av talestyrte eller andre automatiske telefontenester, men ikkje bruk av taletelefon eller anna munnleg kommunikasjon (eForvaltningsforskrifta § 3c).

Heimelsgrunnlag

 Lov om handsamingsmåten i forvaltningssaker (Forvaltningslova)
 Lov om elektronisk signatur (E-signaturlova)
 Føresegn om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltninga (eForvaltningsforskrifta) 

Generelle krav til bruk av elektronisk kommunikasjon i Tysnes kommune

Einkvar som vender seg til Tysnes kommune kan nytta elektronisk kommunikasjon når det skjer i den form og etter den framgangsmåten som er definert her:

E-post til kommunen skal sendast til den sentrale e-post adressa. Adressa til sentralt e-postmottak er post@tysnes.kommune.no.

Adressa skal vera lett tilgjengeleg på kommunen sine heimesider.

Adressa skal liggja i malen på brevark (og e-post) og vera godt synleg på all utgåande elektronisk post frå kommunen, uavhengig av kva for elektronisk adresse som vert nytta ved utsending. 

På følgjande fagområde/saker er det lagt til rette for elektronisk kommunikasjon på eigne elektroniske skjema:

Web cruiter - søknad på stillingar i Tysnes kommune

Visma barnehage

Avgrensingar i bruk av elektronisk kommunikasjon

Ved bruk av elektronisk informasjon skal avsendar identifisera seg med namn og adresse dersom slike førespurnader skal verta handsama.

Følgjande opplysningar skal ikkje utvekslast elektronisk frå Tysnes kommune med mindre det er nytta tryggleiksstenester og produkt som på ein tilfredstillande måte sikrar mot urettmessig innsyn:

•  Opplysningar unnateke offentlegheit med heimel i offentleglov og forvaltningslov 
•  Sensitive personopplysningar

Høve til å nekta bruk av elektronisk kommunikasjon.

Dersom nokon misbruker tilgangen til å nytta elektronisk kommunikasjon med kommunen, kan kommunen nekta vedkomande heilt eller delvis å nytta slik kommunikasjon i framtida. Kommunen skal senda ut varsel med ein frist for å uttala seg i saka før kommunen nektar nokon å nytta elektronisk kommunikasjon. Dersom det er naudsynt av omsyn til tryggleiken kan kommunen nekta tilgang straks.

Handtering av opplysningar der det er nytta elektronisk kommunikasjon

Rutinar for journalføring og posthandsaming

Stadfesting av mottak

Når kommunen mottek elektronisk post som fører til sakshandsaming skal kommunen senda stadfesting av at posten er motteken. 

E-post sendt til post@ blir kvittert med automatisk tilbakemelding om at e-posten er motteken.

E-post sendt direkte til sakshandsamar har ikkje automatisk tilbakemelding.

Melding om feil og manglar

Dersom kommunen mottek elektronisk post som skulle vore sendt til eit anna organ eller ei anna elektronisk adresse, må kommunen informera avsendaren om dette, og om mogeleg visa vedkomande til rett organ og rett elektronisk adresse.

Mottek kommunen elektronisk post med andre feil eller manglar må kommunen informera avsendaren om dette før sakshandsaminga tek til.

Melding om vedtak

Melding om vedtak kan skje ved bruk av elektronisk kommunikasjon dersom parten har godteke dette og oppgjeve den elektroniske adressa kommunen skal nytta for å senda melding om vedtak. Vedtaket skal gjerast tilgjengeleg frå eigna informasjonssystem og risiko for at uvedkomande kan få innsyn skal vera tilfredsstillande førebygd.

Rutinar for elektronisk melding om vedtak i Tysnes kommune

Rutinar for elektronisk offentleggjering av vedtak i Tysnes kommune

Klage

Klage over enkeltvedtak kan takast opp elektronisk. Kommunen avgjer på kva måte dette skal skje.

Innsyn i dokument og opplysningar ved elektronisk kommunikasjon

Krav om innsyn kan sendast kommunen elektronisk. Dersom kommunen har elektronisk arkiv kan det gjevast tilgang til opplysningar og dokument i elektronisk form, dersom den som krev innsyn samtykkjer eller ber om det, og dersom risikoen for urettmessig innsyn i opplysningar og dokument i systemet er tilfredsstillande førebygd.

Dersom den som krev innsyn i dokument som er signert med avansert elektronisk signatur ber om det, skal sertifikat og andre opplysningar naudsynte for å stadfeste signaturen utleverast saman med dokumentet. Alternativt kan verifisering skje på følgjande måte……

Kommunen skal leggja til rette for at dokumenta kan leggjast fram slik at innhaldet kan dokumenterast for ein tredjepart.