Instruks for elektronisk arkivering av saksdokument

Verkeområde

Retningslinene gjeld for alle typar system der det vert skanna saksdokument eller eigenprodusert saksdokument for seinare avlevering til depot

Oppbygging og bruk av det elektroniske arkivet

Blanda arkivering

Arkivformat

I Tysnes kommune skal elektronisk skanna saksdokument eller eigenproduserte saksdokument konverterast til arkivfomat godkjent av Riksarkivaren PDF/A.

Arkivansvarleg skal definera rutinar med korleis konverteringa skal føregå. Det skal etablerast rutine for kontroll med konverteringa

Følgjande format med tidspunkt for konvertering skal nyttast:

Digitale signaturar

Tysnes kommune nyttar digital signatur og dokumentet kan følgjast i logg.

Kvalitetssikring av skanna dokument

Inngåande skanna dokument vert kvalitetssikra ved utlegging av postliste.

Kassasjon av papirversjonar

Periodedeling

Tysnes kommune sitt saksarkiv er blitt periodisert ved kvar kommunestyreperiode.

Interne ansvarstilhøve og rutinar

Ansvar for tildeling av brukarrettar / Systemansvar

Systemansvarleg

Systemansvarleg i Tysnes kommune er Åse Dalland Haaland og Anders Teigen.

Vedkomande har rettar til autorisasjon av alle personar i sak-/arkivsystemet med omsyn til registreringsrettar, tilgangskodar og medlemskap i tilgangsgrupper.

Arkivansvarleg

Arkivansvarleg har alle rettar knytt til arkiveringsfunksjonane i systemet.

Arkivansvarleg skal i tråd med dette:

• ha oversikt over den administrative og arkivtekniske strukturen i systemet samt sørgja for vedlikehald og oppdatering av denne.
• følgja opp sakshandsamarane og sikra seg at desse har kunnskapar om bruken som står i høve til dei rettane dei har.

Arkivpersonalet

Arkivpersonalet har tilgang til å ferdigstilla, vedlikehalda og kontrollera alle dokumenta i sak og arkivsystemet. 

Det er kun arkivpersonell som har tilgang til å oppretta nye saker.

Saksfordelar / leiarar

• kan fordela saker og journalpostar i avdelinga
• har tilgang til å ajourhalda saker og journalpostar på si avdeling

Sakshandsamar

• tilgang til å ajourhalda saker og journalposter der vedkomande er saksansvarlig
• tilgang til å oppretta utvalssaker på sakskartet og registrera behandlingsplan for utvalsbehandling av eigne saker

Utvalssekretærar

• har tilgang til møteplan
• har tilgang til å registrera utval og medlemer