Utgåande post

Brev og e-post frå Kvam herad skal sendast som offentleg dokument og innehalde logo, arkivkode, arkivsaknr. og dokumentnr. Dokument som er unntatt offentleg innsyn skal ikkje sendast som e-post utan at dei er kryptert. All post skal journalførast i elektronisk arkivsystem (Websak) eller i fagsystem.

Ny sak i Websak

Sakshandsamar opprettar ny sak sjølv, saka får då status R for reservert sak.

Arkivtenesta henter opp saka i korga for "Reserverte saker", knyter saka til rett arkivdel og fører på klassering / arkivkode, og endrar status på saka til B (under behandling). I samråd med sakshandsamar utfører arkivtenesta offentlegvurdering og fører på evt. lovheimel og korrekt tilgangskode. Dersom sakshandsamar ønskjer å opne ei avslutta sak, skal han kontakte Arkivtenesta.

Svare på journalpost / oppretta utgåande brev

Sakshandsamar skal svara på journalpost / oppretta utgåande brev. Sakshandsamar skriv all sakspost i Websak, som brev, e-post, notat, eller saksutgreiingar.

Ved oppretting av dokument skal sakshandsamar

• føre på mottakarar og kopimottakarar med full adresse. Hent adresse frå Folkeregisteret, Brønnøysundregisteret eller GID-kode
• velg dokumenttype
• vurdera om det er offentleg, føra på lovheimel og korrekt tilgangskode. Dersom ein er usikker på om dokumentet er offentleg, skal ein ta kontakt med avdelingsleiar
• inntil dokumentet er klart for utskriving og ekspedering skal journalposten ha status R

Når dokumentet er ferdig til ekspedering, skal sakshandsamar markera dokumentet som ferdigstilt med status F. 

NB! Utfylte skjema o.l. vedlegg som ikkje ligg i Websak, må sakshandsamar importera eller skanna inn som vedlegg.

Sakshandsamar skal avskrive alle journalpostar som vedkommande er ansvarleg for, uavhengig av avskrivingsmåte.

Interne dokument og notat

Interne notat skal skrivast i Websak som N- eller X-dokument (NB! Bruk mottakar-ID). Mottakaren får dokumentet elektronisk i sin innboks. Arkivet hentar dokumentet i korga "Til journalføring". Når ein finn alt i orden endrar ein status til J.

Digital post - KS SvarUt/SvarInn

Kvam  herad tok i bruk KS SvarUt 1.mars 2016.

KS SvarUt er ei løysing for kommunar og fylkeskommunar, for å formidla digital post til innbyggjarane.
SvarUt gjer det mogleg å nå både  privatpersonar, næringsliv, offentlege og private organ med sikker digital post.
SvarUt-løysinga er integrert med kommunen sitt sakssystem og kopla mot Folkeregisteret og Brønnøysundregisteret, dvs. nøkkelen er fødsels- og organisasjonsnummer.

Framgangsmåte

• Registrer journalpost på vanlig måte i WebSak
• På mottakarfana vel "Legg til"
• Vel i Adresseboka enten Folkeregister (for privatperson) eller Enhetsregisteret i Brønnøysund (for firma)
  - Søk på namn, bruk avansert søk om du ikkje får treff. Viktig at namnet er rett skrive.
• Når rett namn er funne, dobbeltklikk, eller trykk Til, evt. trykk Kopi og Ok når alle mottakarar og kopimottakarar er funne
• Skriv brev på vanlig måte og ekspeder det. Brevet vil då bli sendt direkte ut via SvarUt.

Ekspedering

• Skjer direkte til dei som har oppretta digital postkasse (dei får SMS om brev).
• Andre får melding via Altinn. Dei må logga seg på med MinID og lesa brevet i Altinn
• Dersom Altinn-mottakar ikkje opnar brevet innan 2 dagar, går det til Grafisk Digital, vert skrive ut og sendt direkte til mottakar si adresse.

SvarInn – Brev frå andre organ som brukar SvarUt, får Kvam herad som digital post via Acos Mottak.

Arkivleiar og IT har tilgang til SvarUt og kan legge inn innstillingar og sjekke historikk m.m.

Alle tilsette i fellessekretariatet har lesetilgang.

https://svarut.ks.no (bruker må logge inn med MinID).

Altinn - Arkivleiar har tilgang til postmottak

Post til hemmeleg adresse

Når det kjem fram i matrikkelen at heimelshavar er "BESKYTTET I HENHOLD TIL INSTRUKS" og kommunen kun kjenner matrikkelnummeret, må formidlinga av post gå via Kartverket.

Korrespondansen skal leggjast i tett konvolutt (ikkje konvolutt med vindauge) som skal merkast med kommune/gards-/bruks-/seksjonsnummer. Det er viktig å ha med kommunenummeret eller -navnet.  Nederst på konvolutten skal det stå "fortruleg/strengt fortruleg". Denne konvolutten skal leggjast i ein ny konvolutt som skal sendast rekommandert til:

Kartverket
Postansvarlig
Postboks 600 Sentrum
3507 HØNEFOSS

Den ytterste konvolutten skal ikkje merkast med "fortruleg/strengt fortruleg".  Dersom kommunen har fleire brev til hemmeleg adresse, kan alle sendast i same konvolutt til Kartverket. Kun den ytterste konvolutten vert opna før vidaresending.