| Ekspedere brev: Rutinen skal sørge for effektiv og sikker oversendelse av brev fra Grue komme til ekstern mottaker. Saksbehandler gjør klar og sender brev med vedlegg til mottaker når brevet er godkjent av leder. Ved utsendelse på papir kommer også utskrift og å legge dokumenter i konvolutt til utsendelse inn under rutinen.
- Hent journalposten som skal ekspederes i kurven mottatte oppgaver. Oppgaven vil være av oppgavetype Godkjent og når du har mottatt en slik oppgave er det forventet at du skal ekspedere journalposten.
- Kontroller at journalposten er klar for ekspedering. Velg ekspeder i høyreklikkmenyen. Velg alternativ JA på spørsmål om du vil sende ut brev.
- I ekspederingsdialogen kontrollerer du følgende:
- Angi riktig ekspederingsmåte for mottakerne (papir, e-post eller annen tilgjengelig ekspederingskanal).
- Velg om hoveddokument skal legges som tekst i selve e-posten eller sendes med som vedlegg. Hvis du velger å sende som vedlegg kan du fylle ut e-posttekst som vil følge forsendelsen, denne teksten vil ikke bli registrert i Fokus.
- Hvis det ikke er angitt e-postadresse på mottakere som skal ha dokumentet på e-post må du lukke ekspederingsdialogen, påføre e-postadresse i mottakerfeltet i Fokus, høyreklikke og velge "Ekspeder" på nytt.
- Forhåndsvis ALLTID dokumentene i ekspederingsbildet før utsendelse for å sjekke at innholdet er korrekt. Dette er saksbehandlers ansvar. Kontroller både hoveddokument og vedlegg.
- Velg Ekspeder.
- Hvis en eller flere av mottakerne har angitt e-postadresse må du besvare spørsmålene du får om PDF-konvertering ved utførelse av ekspederingen.
- Hvis en eller flere av mottakerne skal ha brevet tilsendt på papir skal dokumentene hentes på skriver og sendes ut som vanlig post.
- Mottakerne som er angitt med e-postadresse vil motta brevet direkte når ekspedering er utført.
|