Inngående e-post

Rutiner og journalføring av e-post

E-post er ofte mer uformell og personlig enn vanlige brev, men dette er ikke i seg selv grunn nok til ikke å betrakte dem som saksdokumenter. E-post kan være saksdokumenter selv om personlige kommentarer og betraktninger er blandet inn i teksten. For arkivverdig e-post gjelder en ubetinget journalføringsplikt, uavhengig av om de er personlige og tar opp flere temaer, skal de journalføres hvis de også kan betraktes som saksdokumenter. I saksrelatert e-post bør man derfor unngå personlige kommentarer, samt ta opp ulike temaer i samme e-post.

Som med vanlig papirpost, er en e-post arkivverdig hvis den er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon. En e-post er da et saksdokument som skal håndteres på lik linje med og etter de samme regler for journalføring og arkivering som papirpost, sms og sosiale medier.

Eksempler på e-post som ikke antas å være arkivverdig saksdokumenter:

Private e-postmeldinger.
E-post som er jobbrelatert, men som ikke har betydning for behandling eller dokumentasjon.
E-post som er faglig relatert, men av generell karakter.
E-post som er av generell informasjonsverdi.ing

Masseutsendt ekstern e-post.

E-post som kommer til kommunens postmottak: post@grue.kommune.no blir importert i WebSak Fokus av arkivtjenesten.

Når saksbehandler mottar e-post direkte til seg skal han/hun selv vurdere om den er arkivverdig. Dersom den er arkivverdig, journalføres e-posten i en eksisterende sak, eller ny sak opprettes i WebSak Fokus.

Også alle saksdokumenter som sendes ut fra virksomheten på e-post, skal arkivmessig behandles på lik linje med tilsvarende papirdokumenter. Det innebærer bl.a. at de må journalføres og arkiveres på vanlig måte.

Rutine for å registrere e-post for å sikre gjenfinning av journalposter og ivareta krav til dokumentasjon og offentlighet

Saksbehandler markerer i Outlook e-post som skal importeres. Dersom flere e-poster skal importeres i samme sak kan disse markeres sammen for import i samme operasjon.

Importer e-post ved å høyreklikke på elementet/elementene og velg ett av følgende valg:
søk etter sak - søk frem eksisterende sak for registrering i denne
ny saksmappe- opprett ny sak ved registrering
siste saksmapper - registrer i en av dine sist brukte saker
E-post kan også importeres ved å dra og slippe e-posten i en sak som ligger i en kurv i arbeidsbordet (for eksempel Mine saker)

Etter import skal følgende kontrolleres i registreringsbildet for den importerte e-posten:

Tittel - er den meningsbærende, ryddig?
Forfallsdato -skal den endres?
Avsenders navn, adresse og referanse. (Vær spesielt oppmerksom på at e-post som har blitt videresendt vil registreres med siste avsender av e-posten i avsenderfeltet. I mange tilfeller må dette korrigeres til opprinnelig avsender)
Vurder eventuell skjerming
Eventuelle opplysninger som skal unntas for offentligheten legges på tittellinje 2 da det som er registrert på linje 1 vil være synlig for alle.
OBS! Klikk alltid på Ekspeder-knappen når du har kontrollert registreringen av en sendt e-post. Hvis ikke vil denne feilaktig havne i kurven Under arbeid

Bekreft eventuelle endringer ved å klikke på lagre.

Inngående e-post blir tilgjengelig for videre oppfølging i kurvene Ubehandlet eller Forfallogfølges opp som øvrige inngående journalposter.

Arkivforskriften § 3-2

Dokument som blir avsende eller mottekne via telefaks og e-post, og som etter form eller innhald må reknast som saksdokument for organet, skal arkivmessig behandlast som andre saksdokument etter denne forskrifta, jf. særleg §§ 2-6, 3-1 og 3-8.

Organ som nyttar e-post, skal ha eit sentralt e-postmottak for post til organet. E-post til det sentrale postmottaket skal opnast av arkivtenesta.

Hvis en e-post verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, skal den ikke arkiveres (arkivbegrensning, arkivforskriften § 3-19).

Skikk og bruk

E-post er velegnet for sending av meldinger til et stort antall mottakere, men ved massedistribusjon bør andre informasjonskanaler vurderes, for eksempel publisering av informasjonen på intranett eller virksomhetens hjemmeside.
Bruk feltet Emne/tittel til å gi meldingen en kort, men informativ overskrift. På denne måten kan mottakeren prioritere saken riktig. Dersom det er en saksrelatert e-postmelding, bør du ikke blande inn flere temaer i samme melding.
Presentér den viktigste informasjonen først i e-postmeldingen. Vær kort og konsis. Forestill deg hvordan mottakeren, i en stresset hverdag, vil oppfatte hovedinnholdet i meldingen.
Det er viktig at du bruker enkelt språk, korte avsnitt og blanke linjer mellom avsnitt. På denne måten blir det oversiktlig og lett å forstå for mottakeren. Unngå overdreven bruk av STORE BOKSTAVER, farget tekst eller utropstegn!!!! Din hensikt med dette kan lett feiltolkes av mottakeren.
Gjør det til en vane alltid å lese gjennom hele meldingen før du sender den. Sjekk spesielt at vedlegg som du refererer til er med i meldingen.
Begrens antall vedlegg du sender med e-postmeldingen. Alternativet kan være å henvise til en link på intranett/internett.
Vær spesielt varsom med å sende meldinger hvis du er opprørt eller irritert. Husk at e-postmeldinger er 'evige' og bør tåle dagens lys uansett sammenheng. Vær også oppmerksom på at du ikke kan vite hvorvidt meldingen blir videresendt.
Legg deg til en rutine hvor du jevnlig rydder og sletter meldinger i Innboks og Utboks.
I Grue kommune skal vi ha en fast bunntekst som inneholder opplysninger om deg som avsender slik at mottaker kan identifisere deg (navn, tittel, virksomhet, postadresse, e-postadresse, telefon mv.) dette er standardisert. Du må imidlertid benytte forskjellig bunntekst avhengig av om du sender e-post som privatperson eller i jobbsammenheng.
God forvaltningsskikk tilsier at det alltid fremgår hvem som får kopi av e-post. Blindkopi (skjult kopiadressat) bør derfor kun brukes internt i virksomheten.