Offentlig postjournal

Enhver kan kreve å få gjøre seg kjent med innholdet av et offentlig dokument i en bestemt sak. Alle dokumenter er i utgangspunktet offentlige når de er ferdigbehandlet av saksbehandler og eventuelt avsendt fra organisasjonen med mindre de unntas i henhold til loven. Grue kommune vil gjøre offentlig journal tilgjengelig på Internett innen 2 virkedager etter journalføring.

Kvalitetssikring av postjournal: Rutiner hvor en har god oversikt over inn- og utgående dokumenter er et viktig ledd i god forvaltningsskikk. En slik oversikt skal vise hva som er skjedd i en sak og sørge for at alle parter får ivaretatt sine interesser på en forsvarlig måte.

Arkivansvarlig eller stedfortreder tilsatt i arkivtjenesten har ansvar for å kvalitetssikre postjournalene før de legges ut på nett. Med kvalitetssikring menes kontroll med at journalen er ført etter de krav som stilles i lov og forskrifter og at personvernet er ivaretatt. Dette innebærer også kontroll av dokumenter som i utgangspunktet er offentlige, men som inneholder enkelte opplysninger av ikke offentlig karakter. For at disse skal kunne publiseres må det lages en ny versjon av dokumentet hvor disse opplysningene er sladdet.

Krav om offentlighet

Grue kommune publiserer offentlig journal via ACOS Innsyn på kommunens nettside. Alle offentlige og journalførte dokumenter vil vises i den offentlige journalen, dvs dokumenter som har fått status J. Dette gjelder både I og U dokumenter.

Overføring av offentlig journal kjøres 1 gang pr. arbeidsdag (hver morgen ca. kl. 08.00). Under Innsyn postliste på kommunens nettside legges da posten ut med 2 dagers forsinkelse.

Den offentlige postjournalen er utformet slik at den gir oversikt over alle inn- og utgående brev, samtidig som opplysninger unntatt offentlighet er fjernet. Den enkelte saksbehandler har fullmakt til å avgjøre hvilke dokumenter og opplysninger som skal unntas offentligheten. Disse unntakene registreres i sak-/arkivsystemet med lovhjemmel før journalen publiseres.