|
Instruks for avlevering av papirbasert arkiv til depot ved IKA Trøndelag
• Instruksen skal gjelde for avlevering av papirbasert arkiv til IKA Trøndelag
• Instruksen bygger på Riksarkivarens ”Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner”
• Tilpassing av kommunens rutiner for periodisk bortsetting av arkiv til instruksen vil gjøre arbeidet med avlevering av arkiv til depot vesentlig mindre ressurskrevende 1. Hva skal avleveres til depot Kommunen skal avlevere arkiv som er gått ut av administrativ bruk, normalt materiale som er 25 – 30 år gammelt, og arkiver etter organer som er lagt ned eller omorganisert. IKA Trøndelag tar imot personsensitive arkiver 10 år etter at disse er gått ut av administrativ bruk. 2. Krav til materiale som skal avleveres 2.1 Materialet skal være ordnet, merket og listeført i henhold til bestemmelsene i Arkivforskriften § 5-4. Listen skal settes opp på IKA Trøndelags skjema ”Avleveringsliste”, og seriene føres opp etter rekkefølgen i Allment arkivskjema. 2.2 Møtebøker, kopibøker, journaler og registre produsert i løsbladform skal være bundet inn før avlevering. I noen tilfelle kan møtebøker arkiveres på emne og plasseres i saksarkivet. 2.3 Saksdokumenter skal legges i omslag og/ eller mapper i syrenøytralt materiale. Omslag og mapper skal være påført informasjon om innholdet (f. eks. saksnummer, tittel, arkivkode, årstall etc.) 2.4 Arkivmateriale som ikke bindes inn skal legges i arkivbokser. IKA er behjelpelig med råd i valg av type bokser 2.5 Registre og evt. andre fortegnelser over deler av arkivet skal følge avleveringen 2.6 Dersom deler av materialet er gradert, underlagt taushetsplikt eller av andre grunner unntatt fra offentligheten, skal dette fremgå av avleveringslisten 3. Prosedyrer for gjennomføring av avlevering
3.1 Kommunen skal kontakte IKA i god til før avleveringen skal gjennomføres. Dette skjer ved oversendelse av skjema ”Melding om avlevering”. Skjemaet skal inneholde opplysninger om:
• hvilket/ hvilke organer/arkivskapere som avleverer,
• hva slags materiale som inngår i avleveringen
• i hvilket tidsrom materialet er skapt
og en gjennomnummerert liste over de arkivstykker (protokoller og bokser) avleveringen består av. 3.2 IKA kontrollerer listen og returnerer skjemaet som godkjent, eventuelt ber kommunen om at det gjøres endringer før avleveringen finner sted 3.3 Kommunen og IKA blir enige om tidspunkt for avlevering 3.4 Kommunen pakker bokser og protokoller i flyttekasser som nummereres i henhold til avleveringslisten. Kassene settes på paller. 3.5 Kommunen sørger selv for transport av arkivmaterialet til IKAs magasin. Bilen må ha lukket lasterom og være utstyrt med lift for transport av paller. Arkivmaterialet bør ikke stå i lasterom over natten. 3.6 IKA tar i mot materialet, setter det opp i magasinet og kontrollerer hvorvidt avleveringen stemmer overens med avleveringslisten. Når avleveringen eventuelt blir godkjent, sender IKA kommunen kvittering for det avleverte materialet |