|
Instruks for avlevering av papirbasert arkiv for IKA Trøndelags medlemskommuner AVLEVERING TIL DEPOT De kommuner som har inngått avtale med IKA Trøndelag iks om depot for papirbasert arkiv skal foreta avlevering hvert 4. år. Etter avlevering til depot er det IKA Trøndelag som overtar ansvaret for forvaltningen av arkivmaterialet. Kommunen har fortsatt eiendomsrett til materialet, og ansvar for at det blir oppbevart i samsvar med Arkivlovens § 6. Følgende retningslinjer for IKA Trøndelags medlemskommuner bygger på Riksarkivarens Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner. Det er viktig å overholde disse reglene, både av hensyn til fysisk bevaring av arkivmaterialet, og for å sikre at materialet er klart til bruk så snart som mulig etter at det er blitt avlevert til depot. Hva skal avleveres? Vanlig administrativt arkivmateriale skal avleveres når det er omkring 25 år gammelt. Arkiv etter organer som blir lagt ned skal avleveres umiddelbart. Følgende typer arkivmateriale skal avleveres når det er 10 år gammelt: - Mapper på barnehagebarn - Elevmapper fra skole etter opplæringsloven - Klientapper fra PPT - Klientmapper etter Lov om barnevern - Klientmapper etter Lov om sosiale tjenester - Klientmapper fra flyktningekontor - Pleie- og omsorgsarkiv (brukermapper) etter Lov om sosiale tjenester (?) - Pasientjournaler og helsekort fra kommunehelsetjenesten TIDSPLAN IKA er ansvarlig for i samarbeid med den enkelte kommune å sette opp en koordinert tidsplan for avleveringen. Krav til materialet som skal avleveres - Møtebøker og protokoller som er produsert i løsblad skal bindes inn. Løsblad som er limt inn i protokoller skal ikke forekomme. - Kopibøker og journalutskrifter skal bindes sammen og legges i arkivbokser - Saksdokumenter skal legges i omslag eller mapper i samsvar med arkivets struktur. Omslag og mapper skal være påført arkivkode, saksnummer og sakens tittel. - Omslag/mapper skal være av syrenøytralt materiale - Personmapper settes i arkivbokser ordnet alfabetisk eller etter fødselsdato, etter hva som er arkivets opprinnelige orden. Inneholder materialet større antall døde personer, kan disse ordnes som en egen serie(?) - Materialet skal være kassasjonsbehandlet - Materialet skal være renset for unødige kopier og annet som ikke er bevaringsverdig - Materialet skal være renset for arkivfiendtlig materiale, som plastomslag, binders og lignende - Dersom materiale er skadet, kan IKA konsulteres. Skaden skal repareres før avlevering til depot. Arkivmateriale som ikke skal innbindes skal behandles på følgende måte: - Materialet skal legges i arkivbokser godkjent av IKA Trøndelag - Materiale som ikke kan legges i bokser, skal pakkes på forsvarlig måte i samråd med arkivdepoet - Hvert arkivstykke (arkivboks, protokoll) skal merkes med etiketter av arkivbestandig papir. Etikettene festes med lim som er godkjent av Riksarkivaren. - Etikettene skal inneholde informasjon om avleverende kommune, arkivskaper, arkivserie, innhold, ytterår og løpenummer. AVLEVERINGSLISTE Arkivmaterialet som avleveres til depot skal være listeført på et eget skjema: - Hver arkivserie skal være ført på en egen liste, med opplysninger om arkivskaper, arkivserie og ytterår. Listene skal gi oversikt over arkivstykkene i serien, med opplysninger om nummerering og innhold - Dersom deler av materialet er unntatt offentlighet, skal dette fremgå av listene - Personregistermappene skal listeføres alfabetisk, med navn og fødselsdato. Listen skal opplyse hvilke mapper som ligger i hver enkelt arkivboks. PAKKING OG TRANSPORT Arkivleder samordner arbeidet med klargjøring av materiale fra ulike enheter for avlevering. Kommunen dekker kostnadene ved pakking og transport av arkivmaterialet. Materialet skal pakkes i kasser etter rekkefølgen som fremgår av avleveringslisten. Kassene skal nummereres og merkes med avleverende kommune. Kassene settes på paller, maksimalt tre lag, avhengig av vekt, og transporten skal skje i lukket bil. Arkivmaterialet bør ikke stå i bilen over natten. Avleveringen mottas i depotet og IKA Trøndelag står for avlasting og oppsetting i magasin. Etter at avleveringen har funnet sted og materialet er blitt kontrollert av IKA Trøndelag får kommunen kvittering for det avleverte arkivmaterialet. Norsk Allment Arkivskjema |