|
Interne utlånsrutiner: Jf. arkivforskriftens § 3-10 Normalt skal bare hele saksmapper lånes ut. Utlånet registreres på utlånskort som arkiveres på sakens plass i arkivet, og registreres i arkivsystemet. Saksbehandler kan låne mapper innenfor sitt eget saksområde. Så lenge saksmappa er hos saksbehandler, er det dennes ansvar å påse at ingen dokumenter forsvinner eller ødelegges, og at uvedkommende ikke får tilgang til opplysninger unntatt offentlighet. Etter utlån skal saksmappa leveres tilbake i samme stand som den ble utlånt. Låner kan ikke låne arkivmaterialet videre til andre uten at dette er registrert i arkivet. Ved retur av saksmappa skal arkivet slette utlånet og legge saksmappa tilbake i arkivet. Dersom en saksbehandler slutter, skal det i god tid før kjøres utlånsliste over denne slik at lista kan gjennomgås og eventuelle saker returneres arkivet. Eksterne utlånsrutiner: Jf. arkivforskriftens § 3-11. Arkivsaker og dokumenter skal ikke lånes ut til eksterne brukere. Ved behov kan det tas kopier av de dokumentene det gjelder. Ved store dokumentmengder kan den som ønsker innsyn få lese gjennom saken/dokumentene under oppsyn av en arkivansvarlig. |