|
Adgang: Offentlige organ skal ha regler for hvem som har adgang til arkivlokalene, jf arkivforskriften § 4-9 tredje ledd. Adgangen skal begrenses til de personer som trenger det av hensyn til sine oppgaver. Adgangen må for eksempel ikke brytes med bestemmelsene om taushetsplikt etter forvaltningsloven. Tilsyn: Alle arkivlokaler skal ha fast tilsyn, jf arkivforskriften § 4-5 første ledd. Temperatur og luftfuktighet skal kontrolleres. I spesialrom for arkiv som oppbevarer papir, skal temperaturen ligge mellom 18 – 22 grader og luftfuktigheten skal være mellom 45 – 55 %. I spesialrom skal det være tilsyn en gang i uken. Renhold: Alle arkivlokaler skal ha fast renhold, jf arkivforskriften § 4-5 første ledd. I spesialrom skal renhold gjennomføres en gang pr måned. 1. Tilgjengelighet for offentligheten Ifølge offentlighetsloven § 2 er forvaltningens saksdokumenter offentlige så lenge det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov. Enhver har anledning til å få se offentlig journal. På bakgrunn av den kan vedkommende be om å få se enkeltdokumenter. Men som arkivar må du påse at opplysninger av fortrolig og/eller personlig art er gjort uleselig eller utilgjengelig. Arkivpersonalet skal snarest forelegge dokumentene for den seksjons-/avdelingsleder saken sorterer under – eller den dette delegeres til – for endelig avgjørelse om innsyn. Avgjørelse om innsyn skal fattes snarest, jf offentlighetsloven § 8. For dokumenter som unntas fra offentlighet, skal seksjons-/avdelingsleder begrunne avslaget med henvisning til aktuell(e) bestemmelse(r) i forvaltningsloven og/eller offentlighetsloven. Det skal opplyses om klageadgang og klagefrist. Hvis dokumentet skal unntas fra offentlighet, skal det vises til en spesifikk paragraf i offentlighetsloven (hjemmel for unntak). 2. Innsynsrett for parter Innsynsrett for parter reguleres i forvaltningsloven. I lovens § 2 e defineres en part som en person som en avgjørelse retter seg mot eller som saken ellers direkte gjelder. Forvaltningslovens §§ 18 og 19 angir regler for partens adgang til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter. Parter har i utgangspunktet rett til å gjøre seg kjent med visse deler av et dokument selv om det er unntatt fra offentlighet – lovens § 18 tredje ledd. Forvaltningslovens § 20 tredje ledd gir regler om hvordan deler av et dokument kan gjøres kjent for en part. 3. Tilgjengelighet for saksbehandlere Adgang til akrivet internt følger den enkelte saksbehandlers ansvarsområde. Adgang til personalmapper begrenses til:
- administrative ledere (for egne underordnede)
- personalsjefens saksbehandlere
- saksbehandler for lønnsutbetalinger
- personalarkivets arkivar
Adgang til egen personalmappe: Alle har rett til å få vite hvilke opplysninger om dem selv som lagres elektronisk eller i papirform. Namsskogan kommune har eget personalarkiv hvor alt skriftlig materiale som angår den enkelte er samlet i egen personalmappe. Ansatte som ønsker innsyn i enkeltdokumenter, skal henvende seg til personalsjefen, som i hvert tilfelle vil vurdere de aktuelle dokumentene i henhold til gjeldene regler. 4. Utlån av saksmapper Eksterne utlån: Utlån til utenforstående eller private skal ikke forekomme. I stedet bør dokumentene kopieres. Interne utlån: Saksbehandler kan låne mapper innenfor sitt saksområde. Arkivpersonalet skal hjelpe saksbehandlerne med å finne frem nødvendig dokumentasjon. Det må alltid fylles ut lånekort. Lånekortet settes på sakens plass i arkivet. Ved ultån lånes hele saksmappen ut – ikke enkeltdokumenter i en sak. Originaldokumenter må ikke skades eller fjernes fra saksmappen. Dokumenter som hovedregel ikke bringes ut av huset – ta heller kopi. Hjemlån av dokumenter er ikke tillatt. |