|
Saksarkivet skal deles inn i perioder som svarer til den kommunale valgperioden. Papirbasert arkiv: Alle saker som er avsluttet i en arkivperiode skal overføres samlet til bortsettingsarkiv. Saker som ikke er avsluttet overføres til ny periode. Saker arkiveres i den perioden de blir avsluttet. Spesialarkiv skal som hovedregel ikke deles i arkivperioden, men mapper som ikke lenger er aktuelle skal skilles ut fra det aktive arkivet. Disse skal avleveres i samsvar med retningslinjer gitt for de enkelte seriene i arkivoversikten. De saksmappene som på denne måten skilles ut fra arkivet, skal legges i arkivbokser. Arkivboksene merkes med etiketter som viser arkivskaper, år og innhold og overføres til bortsettingsarkiv. Møteprotokoller og administrative vedtak: Årgangene fra den avsluttede perioden skal bindes inn og overføres til bortsettingsarkiv. Kopibøker: Årgangene fra den avsluttede perioden skal bindes inn og overføres til bortsettingsarkiv. I forbindelse med periodedelingen skal man skille ut alle saker som senere skal kasseres fra saker som skal bevares. Saksdokumenter som senere skal kasseres skal samles i egne arkivbokser, der etikettene, i tillegg til arkivskaper, år og innhold, er merket med kassasjonsår. Det skal lages en summarisk liste over det som blir kassert og en fullstendig arkivliste over det som skal bevares. Sak-/arkivsystemer: Periodedeling av sak-/arkivsystemer vil si at alle avsluttede saker blir skilt ut og overført til en historisk database i systemet. Etter periodedelingen skal det ikke være mulig å registrere eller endre journalopplysninger i den avsluttede databasen. Periodedelingen bør gjennomføres etter en overlappingsperiode, ett til to år etter at arkivperioden er avsluttet. Delingen skal skje etter disse kriteriene: Saker som ikke har fått tilført nye dokumenter i løpet av overlappingsperioden, blir regnet som avsluttet og blir overført til den avsluttede perioden. Saker som har fått tilført nye dokumenter i overlappingsperioden blir regnet som aktive, uavhengig av når saken oppstod og blir overført til den nye journalperioden. Presedenssaker og saker som arkivskaperen ønsker å ha tilgjengelig i postjournalen, blir overført til den nye perioden, selv om de ikke har vært aktive i overlappingsperioden. I forbindelse med periodedelingen skal det lages følgende rapporter, som kan lagres som datafiler eller på papir: - en endelig kronologisk journalutskrift over alle mottatte dokumenter. - en saksordnet utskrift, ordnet etter arkivnøkkel, for den avsluttede perioden. - en saksordnet utskrift over hvilket materiale som kan kasseres etter 8 år. Periodedeling av sak-/arkivsystem skal ellers gjennomføres i samsvar med de reglene som er fastsatt i NOARK-4. |