|
Avlevering og kassasjon av personregister:
- 10 år etter siste kontakt med en elev skal arkivmaterialet avleveres til fjernarkiv.
Avlevering til fjernarkiv skal skje hvert 8. år. Det materialet som avleveres skal være kassasjonsbehandlet etter kassasjonsreglene i denne rutinebeskrivelsen. Materialet skal ordnes og listeføres av sosialkontoret. Kommunens arkivleder er kontaktperson når det gjelder avlevering av personregister. Kassasjon gjennomføres etter Riksarkivarens Forskrift om utfyllende og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiv. Grunnlaget for avgjørelse om kassasjon ligger i arkivmaterialets dokumentasjonsverdi. En slik verdi kan uttrykkes slik: A) Materiale kan ha administrativ verdi. Denne kommer til uttrykk ved at materaielt blir brukt som grunnlag for saksbehandling og vedtak i en sak som referansemateriale i behandling analoge saker. Denne verdien er ofte tidsavgrenset til noen år etter at en sak er avsluttet. B) Materialet kan ha juridisk verdi. Denne kommer til uttrykk i at kommunen eller en annen part i en sak kan tenkes å få rettslig bruk for opplysningane i saken. Den juridiske verdien kan være tidsavgrenset, for eksempel i inntil 10 år når en sak gjelder rent økonomiske forhold, og tilnærmet varig verdi når det gjelder adopsjons- og barnevernsaker. C) Materialet har også en kulturhistorisk verdi med tanke på fremtidig forskning. På dette området må en vurdere hvert enkelt tilfelle. Arkivmateriale som etter noen år verken har administrativ, juridisk eller kulturhistorisk verdi kan kasseres. Vanligvis vil dette føre til at rutinesaker blir kasserte, mens dokumentasjon av unike saker blir bevart. All kassasjon skal skje ved makulering. Kassasjon skal dokumenteres. Dette gjøres i form av daterte og signerte summariske lister over det som kasseres. Dokumentsasjon av kassasjon skal arkiveres i saksarkivet under arkivkoden for kassasjon. KASSASJONSPLAN FOR ELEVSAKER I GRUNNSKOLEN A. ELEVREGISTER 1. Elevkort Innhold: Opplysningar om navn, personnummer, foresattte, klasse, sklassestyrer. Kan også inneholde opplysningar om etnisk og språklig bakgrunn, livssyn, karakterer, vurderingar, opplysningar om fravær. : KASSASJON 10 ÅR ETTER SKOLESLUTT 2. EDB-basert elevregister Innhold (jfr konsesjon for grunnskolen m.m. fra Datatilsynet): Opplysningar om navn, personnummer, foresatte, klasse, klassestyrer. Det skal lages årslige utskrifter av klasselister med disse opplysningane. : BEVARING 3. Klasselister Innhold: Årlige oversikter over alle elever i alle klasser i skolen : BEVARING 4. Flyttemedling Innhold: Persondata, foresatte, flytting til/fra kommune og skole : BEVARING B. MATERIALE I ELEVMAPPER (Merknad: Denne oversikter inneholder materiale som kan finnes i elevmapper. Noe av dette materialet vil ikke bli laget i dag, men vil finnest i elevmapper for noen år tilbake.) 1. Innskrivingsskjema utfylt av foreldra Innhold: Navn på elev og foresatte, avkryssing av opplysningar om søsken, utsetting av skolestart, barnehage, kontakt med andre, sykdommer, funksjonshemming osv. : KASSASJON 1 ÅR ETTER SKOLESTART 2. Kopi av vurderingsbøker, notat og faglig utvikling og lignende: Innhold: Lærerne sine vurderinger av elevens utvikling : KASSASJON 1 ÅR ETTER SKOLESLUTT 3. Melding om sykehusundervisning Innhold: persondata, tidsrom for undervisninga, lærere : BEVARING 4. Kopi av skademedling til Rikstrygdeverket Innhold: Opplysning om skade på elev, årsak til skaden, evt. vurdering av varig skade : BEVARING 5. Saker om elevens helseforhold Innhold: Rapporter, forslag til tiltak : BEVARING 6. Disipinære saker Innhold: Kopi av melding/brev til foresatte om disiplinbrudd : KASSASJON 1 ÅR ETTER SKOLESLUTT : KASSASJON VED OVERFØRING TIL UNGDOMSTRINN 7. Melding til PPT-kontor fra skolen Innhold: Persondata, foresatte, elevens problemer/årsak til meldinga, evt. kontakt med foresatte : BEVARING 8. Uttalelse/rapport fra PPT-kontor om eleven Innhold: Persondata, vurdering av eleven, prøve- og testresultat, vurdering av årsak, eventuelle forslag til tiltak : BEVARING 9. Uttalelse/rapport fra 2.-linjetjenesten Innhold: Persondata, uttalelse og rapport fra 2.-linjetjenesta : BEVARING 10. Spesialpedagogiske tiltak og lignende Innhold: Opplysning om persondata, foresatte, rapporter og vurderingar av behov for tiltak, brevveksling med foresatte, søknad om timeressurser, møtereferat, individuelle læreplaner og lignende : BEVARING 11. Overføring barnetrinn/ungdomstrinn av pedagogiske eller miljømessiger årsaker Innhold: Vurderingar, rapporter, brevveksling med heimen : BEVARING 12. Overføring til spesialskole pga særlige forhold/hjelp fra kompetansesenter Innhold: Søknader, rapprter, vurderingar av elev : BEVARING 13. Inntak til videregående skole på særlig grunnlag Innhold: Søknad om særlig vurdering for elev, årsak til søknaden, uttalelse fra lege/skolepsykolog : BEVARING 14. Melding til og korrespondanse med barnevernet Innhold: Melding til barnevernet, korrespondanse med barnevernet om elever : BEVARING C. ANNET ELEVMATERIALE 1. Karakterprotokoller for ungdomsskolen Innhold: Elevene sine karakterer : KASSASJON 10 ÅR ETTER SKOLESLUTT 2. Eksamensrprotokoller Innhold: Elevene sine avgangskarakterer : BEVARING 3. Eksamensprøver Innhold: Eleven sine svar på eksamensprøver : KASSASJON 3 ÅR ETTER SKOLESLUTT 4. Klassedagbøker Innhold: Persondata, opplysningar om fravær : KASSASJON 10 ÅR ETTER SKOLESLUTT |