Arkivbegrensning av materiale fra andre ved postbehandling
Dokumentkategori
|
Kommentar
|
Bøker, trykksaker og publikasjoner
|
Det er utgiveren som har arkiveringsansvaret. Mottakeren oppbevarer nødvendige eksemplarer i et bibliotek, ikke i arkivskuffene.
|
Årsmeldinger, rapporter, utredninger, statistikk osv.
|
Utsenderen har oppbevaringsansvaret. Brukes noen av rapportene i saksbehandlingen skannes første side inn og selve rapporten legges i saksmappe.
|
Rundskriv
|
Behandles som ovenstående. Utgiveren har oppbevaringsansvaret. Rundskriv skal oppbevares i egne ringpermer og kasseres etter behov.
|
Reklame og tilbud
|
Reklamemateriell kan sendes for gjennomsyn til interesserte, men skal ikke i arkivet. Reklamemateriell kan etter gjennomsyn oppbevares på egnet sted og kasseres etter behov.
|
Møteinnkallinger og møtereferat, særutskrifter og lignende
|
Møteinnkallelser har arkivverdi fram til endelig møtereferat foreligger. Utsenderen har oppbevaringsansvar for møtereferatet.
|
Kursinvitasjoner
|
Arrangøren har oppbevaringsansvaret. Invitasjonene sendes på omgang eller henges på oppslagstavle, ev. kopi til avdlingene.
|
Skriv til generell informasjon med kortvarig verdi
|
Materiale som er av generell karakter med svært kortsiktig interesse, skal ikke i arkivet.
|
Arkivbegrensning av egenprodusert materiale ved rensing av saksmappe etter saksbehandling eller ved bortsetting
| Konsepter (utkast til brev), uferdige manuskript, kladdenotater, klisterlapper og lignende
|
Disse kasseres når materialet er ferdig. Unntak er kladdenotat som inneholder viktig informasjon som ellers ikke følger saksbehandlingen (konsepter som har noteringer og påtegninger som er nødvendige for å forstå saken og sakssammenhengen). Viktig informasjon for saksframstillingen skal under ingen omstendighet noteres på klisterlapper.
|
| Midlertidig utgave av bearbeidet materiale
|
Det kan være utarbeidet skjemaer eller lignende i flere versjoner før endelig utgave foreligger. Som regel er det tilstrekkelig bare å arkivere det endelige sluttproduktet.
|
| Gjenparter og ekstra kopier
|
Hvis de er tatt flere kopier enn nødvendig for eventuell bruk senere i saksbehandlingen skal disse ikke følge saksmappen til fjernarkivering.
|
Påbud om bevaring
| Alt arkivverdig materiale eldre enn 1950
|
|
| Forhandlingsprotokoller, møtebøker fra egne styrer og utvalg
|
|
| Egne årsmeldinger
|
|
| Kopibøker og kopibokregister
|
|
| Journaler, journaldatabaser og journalregister
|
|
| Alle andre former for register og hjelpemiddel som kan brukes til framfinning
|
Eks. arkivnøkler
|
| Arkivplaner
|
|
| Presedenssaker og andre saker av prinispiell karakter
|
Gjelder også innenfor saksgrupper der det i godkjente kassasjonsregler er gitt kassasjonspåbud uten spesifiserte unntak
|
| Kart
|
Gjelder ikke trykte kart uten påtegninger
|
| Tegninger og fotografi som har inngått som et ledd i den virksomhet organet har drevet
|
|
| Grunnlagsmateriale, innstillinger, protokoller/referat og endelige vedtak fra styre, råd, nemnder og utvalg
|
|
KASSASJONSINSTRUKS Kassasjon skal gjennomføres i samsvar med retningslinjer gitt av Riksarkivaren i Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver. Kassasjon skal gjennomføres hvert fjerde år i forbindelse med overføring til fjernarkiv. Dokumentene stemples med egne kassasjonsstempel, legges i egne omslag og påføres kassasjonsår. Kassabelt materiale samles i egne bokser som merkes med arkivskaper, kassasjon og år for kassasjon. Materialet kasserest når kassasjonsfristen er innfridd etter gjeldende retningslinjer for sletting og destruering av materialet. All kassasjon skal skje ved makulering. |
|