Periodedeling og bortsetting

Formålet med periodedeling er å sørge for god nok plass til saksmappene i nærarkivet, samt å sikre fremfinning ved større endringer i administrativ organisering, arkivorganisering eller ved skifte av journalsystem. Periodisering er derfor en kontrollert og systematisk overføring av uaktuelle saker fra daglig arkivet til bortsettingsarkivet. Periodeskille foregår vanligvis på to måter - skarpt skille eller skille med overgangsperiode. Dette vil variere mellom de ulike arkivene og hva som er grunnlag for periodedelingen.

For oversikt over periodiseringsmetoder for de ulike arkivene - se "Arkivserie"

Arkivtjenesten er ansvarlig for å gjennomføre periodedelingen.

Saksarkiv / Emnearkiv

Ved ny valperiode (hvert 4. år) skal saksarkivet periodiseres med en overlappingsperiode på 2 år. Periodiseringen følger dog kalenderåret.

I det fysiske arkivet skal følgende fremgangsmåte brukes

Det skal settes en dato for skille og opprettes ett nytt tomt saksarkiv med emne klar til bruk

• Alle nye saker som oppstår skal arkiveres i det nye saksarkivet
• Dersom en sak opprettet i det gamle saksarkivet får tilført nye dokumenter skal saken overføres til det nye saksarkivet
• Når overlappingsperioden er over skal alle saker opprettet i det gamle saksarkivet som det ikke har vært aktivitet i avsluttes, (de skal også pakkes ned og settes vekk i tilfeller der det finnes fysisk arkiv). Det skal deretter utarbeides en avleveringsliste over disse sakene.

I journalsystem basert på Noark 4 standard skal fremgangsmåte for periodedeling fra leverandøren følges. Periodeskille i journalsystemet skal gjøres parallellt med det fysiske periodeskillet

• Rutiner for saksavslutning må være fulgt i perioden
• Når det fysiske arkivet er avsluttet skal den tilsvarende arkivdelen i journalsystemet få arkivstatus O (overlapping).
• Det skal samtidig opprettes en arvtager med status A (Aktiv). Arkivsystemet vil ikke opprette nye saker i den arkivdelen som har status O, men automatisk knytte dem til arvtageren.
• De sakene i arkivdelen med status O som får tilført nye dokumenter i overlappingsperioden er aktive saker og vil automatisk bli overført til arvtageren.
• Når overlappingsperioden er slutt, skal den gamle arkivdelen få status B (bortsatt) og klargjøres for depotuttrekk.

I forbindelse med større endringer i journalen (ny arkivnøkkel, nytt journalsystem) eller i arkivorganiseringen skal det settes skarpt skille i saksarkivet dersom data fra eldre systemer ikke kan/skal konverteres. Fremgangsmåten for slikt skille er

• Dato for periodeskille D skal settes og nytt saksarkiv klargjøres
• Alle dokumenter skal avskrives og alle saker avsluttes uavhengig om de fremdeles er under behandling
• Nye saker eller saker som er aktive skal opprettes i nytt arkiv med nye saksmapper
• Det skal lages kryssreferanser mellom gammel og ny saksmappe.
• Gammel saksmappe kan lånes ut og legges ved ny saksmappe til saken er endelig avsluttet

I journalsystem basert på Noark 4 standard skal fremgangsmåte for periodedeling fra leverandøren følges. Periodeskille i journalsystemet skal gjøres parallellt med det fysiske periodeskillet

• Rutiner for saksavslutning må være fulgt i perioden
• Når D er satt for det fysiske arkivet skal den tilsvarende arkivdelen i journalsystemet få arkivstatus U (uaktuell)
• Det skal samtidig opprettes en arvtager med status A (Aktiv). Arkivsystemet vil ikke opprette nye saker i den arkivdelen som har status U, men automatisk knytte dem til arvtageren.
• Den gamle arkivdelen med status U kan klargjøres for depotuttrekk

Objektarkiv / Spesialarkiv

Arkivdelene objektarkiv skal periodiseres enkeltvis etter en individuell vurdering. Det er viktig å ta hensyn til at sakene i objektarkivet kan være aktuelle sellv om de har vært avsluttet i lang tid.

Fysiske arkivdel/objektarkiv skal periodiseres på følgende måte

• Det aktive arkivet skal speiles i ett bortsettingsarkiv med tilsvarende arkivdel/objekt
• Avsluttede saker eller arkivdeler/objekt skal overføres umiddelbart eller årlig
• Når objektarkivet skal avleveres skal bortsettingsarkivet og det aktive arkivet slås sammen

I journalsystem basert på Koark og Noark 4 standard skal en la journalperioden gå over flere fysiske arkivperioder. Følgende fremgangsmåte skal brukes

• Rutinar for saksavslutning må være fulgt i perioden
• Det skal lages referanse i journalen for alle saker som er flyttet til bortsetting

Bortsetting

Avsluttede saker fra siste arkivperiode skal skilles ut, (og for fysiske arkiv pakkes i arkivboksar) og overføres til bortsettingsarkiv i samsvar med instruks for periodedeling.

• Ved overføring til bortsettingsarkiv skal de enkelte arkivstykkene (esker, pakker, protokoller, etc.) merkes tydelig med navnet på organet/journalenheten som har skapt arkivet, innhold (til vanlig kode og tekst i arkivnøkkelen) og hvilket tidsrom arkivmaterialet omfatter.
• Arkivavgrensing (som ikke er gjennomført tidligere) og kassasjon skal gjennomføres i samsvar med gjeldende bestemmelser og retningslinjer.
• En bør samtidig skille saker som senere skal kasseres fra saker som skal bevares. Fysiske saker til kassasjon bør samles i egne bokser og merkes med arkivskaper, innhold og kassasjonsår.
• Det skal lages ei nummerisk liste over det materialet som blir kassert, og en fullstendig arkivliste over det som skal bevares. Ved bruk av elektronisk journal kan avleveringslista produseres automatisk fra journalsystemet, men nummerering av arkivstykkene må påføres spesielt.