|
Saksbehandlere: Ifølge offentlighetslovens § 2 er forvaltningens saksdokumenter offentlige så lenge det ikke er gjort unntak i love eller i medhold av lov. Dvs. at enhver kan kreve å få gjøre seg kjent med dokumenter i en bestemt sak, i henhold til offentlig journal. Offentlig postjournal med kobling til underliggende dokumenter legges ut på Internett daglig. Dette stiller strenge krav til saksbehandlere som i henhold til vedtatt arkivreglement 3.3.5 har hovedsansvar for å unnta saker fra offentlighet. Kontor2000 unntar automatisk alle saker fra offentlighet i 14 dager. Saksbehandler skal daglig gå gjennom nye saker/dokumenter og foreta vurdering av offentlighet. Bruk aldri personnavn i første linje på saks-/dokumentnavnet. Når deler av et dokument skal unntas offentlighet leveres et sladdet eksemplar til arkivet for skanning. Dette blir det offentlige dokumentet som blir lagt ut på Internett. Arkivpersonale: Hovedansvar for klargjøring av postliste legges til sekretær i sentraladministrasjonen. Denne har ansvar for opplæring av stedfortredere. Postlisten kjøres påfølgende dag etter at journalopplysningane er kvalitetssikret av sekretær i sentraladministrasjonen eller dennes vikar. Ved tvilstilfeller skal saken diskuteres med saksbehandler/avdelingsleder. Ved saker/dokumenter unntatt offentlighet, må de alltid sjekkes om graderingen har fjernet arkivkoden da denne kan knytte saken til person. Når deler av dokument er unntatt offentlighet skannes dokumentet to ganger:
- dokumentet skannes uten sladding og unntas helt fra offentlighet.
- det sladdede dokumentet skannes og gjøres offentlig. Sladding er utført av saksbehandler.
Postlistene som ligger på Internett slettes etter 1 måned. |