|
1 Arkivtjenesten skal gjennom sine funksjoner for registrering av post sørge for at saksbehandlere får den dokumentasjonen og informasjonen de trenger for å forberede og skrive og forberede saker som baserer seg på delegasjonsvedtak fra utvalg eller har hjemmel i lov, forskrift eller annet regelverk (for detaljer se rutinebeskrivelser for behandling av post).
2 Saksbehandler
Gå inn på aktuell sak i Kontor 2000.
Registrer parter i saken. Dette danner grunnlag for automatisk generering av dokument til parter med melding om vedtak. I menyen Behandling velges klageadgang (ja/nei) og behandlings-måten DS (delegert sak). Klikk deretter på høyre musetast (F5) og velg Ny behandling fra menyen. Velg hvilket utvalget saken behandles administrativt med delegasjon fra. Dokumentstatus skal være B (under behandling) når saken skrives og journalstatus skal være R (reservert). For å skrive saken: Trykk høyre musetast (F5) og velg Lag melding om vedtak. Funksjonen Produser dokument bringer deg over til tekstbehandler. Her skrives saken i forhåndslagede maler.
Melding om vedtak skal bestå av en saksutredning og et administrativt vedtak (som i vil bli referert for utvalget i neste møte). Saken skrives ut og lagres på vanlig måte i Kontor 2000. Status blir da endret til E (ekspedert) på journalpost og F (ferdig) på dokument status (fra B under behandling).
3 Når saken er ferdig skrevet er det saksbehandlers ansvar å sende melding om vedtaket til part/partene. Saksbehandler sender brev til parter med varsel om utvalgets vedtak på bakgrunn av tidligere partsregistreringer i sak/arkivsystemet. (Jfr. steg 2). Saksbehandler skal i brevet informere om klagmuligheter og -kanaler. Følgende standard formuleringer er vanligst når det informeres om klagemuligheter:
"Avgjersla kan påklagast, sjå vedlagte skjema" etter reglene i § 28 i Forvaltningsloven. En eventuell klage må være skriftlig og begrunnet, den må være Namsskogan kommune i hende innen 3 uker etter at dette brevet er mottatt. Som part har du rett til dokumentinnsyn etter § 18 i Forvaltningsloven.
Dette er en uttale i saken. Endeleg vedtak blir gjort av ***. Evt. klage skal stiles til: ***. Som part har du rett til dokumentinnsyn etter § 18 i Forvaltningsloven.
Dette er et endelig vedtak som ikke kan påklages. Som part har du rett til dokumentinnsyn etter § 18 i Forvaltningsloven. 4 Arkiv Arkivtjenesten sørger samtidig for nødvendige gjenparter til kopibok og saksmappe.
5 Etat
Ta ut liste over delegerte vedtak og lever denne til politisk sekretariat.
6 Politisk sekretariat
Politisk sekretariat rapporterer til utvalget hvilke administrative vedtak som er gjort med hjemmel i aktuelle delegasjonsvedtak siden sist møte. |