|
Saksframlegg Møtekalender Møteinnkalling med saksliste Saksprotokoll og møteprotokoll Effektuering av vedtak Behandling og oppbevaring av møtebøker
Arkiv
1 SAKSFRAMLEGG
Arkivtjenesten skal gjennom sine funksjoner for registrering av post sørge for at saksbehandlere får tidligere dokumenter i saken (på forespørsel) og eventuelle andre saker som danner presedens (på forespørsel) slik at de kan skrive og forberede saker for behandling i politiske utvalg (jfr. post og ekspedisjonsrutiner).
Saksbehandler
2 Oppretter et nytt dokument i saken i sak/arkivsystemet For å skrive saksframlegget: Saksframlegget skal bestå av en saksutredning og en innstilling med forslag til vedtak. Innstillingen med forslag til vedtak skal være utformet slik at den kan følge saken til den er ferdig behandlet i alle politiske ledd (utvalg). 3 Når saken er ferdig utredet skal saksbehandler sende saken til rådmanne for godkjenning.
MØTEKALENDER
4 Rådmann og formannskapet setter opp møtekalender to ganger i året. Møtekalenderen registreres i sak/arkivsystemets utvalgsmodul. En sak må være ferdig behandlet i et underordnet utvalg før den kan behandles i neste utvalg. MØTEINNKALLING MED SAKSLISTE
5 Politisk sekretariat
På bakgrunn av de saker som er meldt opp til utvalgsbehandling av saksbehandlere lager utvalgssekretær i politisk sekretariat en møteinnkalling inneholdende en sakliste. Dette dokumentet genereres i sak/arkivsystemet.
Dokumentet gis nødvendige journal- og arkivreferanser. Saklisten setter utvalgssekretæren opp i samråd med rådmann/ ordfører/leder i hovedutvalget slik at rekkefølgen på sakene blir slik ledelsen ønsker. 6 Politisk sekretariat lager møteinnkallingen. Kopierer og legger med alle aktuelle saksframlegg med vedlegg. Sendes ut til utvalgets politikere, m. fl. SAKSPROTOKOLL OG MØTEPROTOKOLL 7 Politisk sekretariat forbereder utvalgets møte og lager utkast til møteprotokoll i maler i sak/arkivsystemet. 8 Saksprotokoller i den enkelte møteprotokoll lages i maler i sak/arkivsystemets utvalgsmodul i menyen Behandling umiddelbart etter at møteprotokollen er ferdig og blir automatisk registrert som et dokument i den enkelte arkivsaken i sak/arkivsystemet . 9 Originalsignert møteprotokoll inngår i møtebok. EFFEKTUERING AV VEDTAKPolitisk sekretariat 10 Politisk sekretariat informerer saksbehandler om utvalgets vedtak ved å returnere saken.
Saksbehandler
11 Sender brev til parter med varsel om utvalgets vedtak på bakgrunn av tidligere partsregistreringer i sak/arkivsystemet. Papiroriginalen leveres arkivtjenesten.
Opplysninger om klagemuligheter og -kanaler kan tas inn i brevet. Følgende standard formuleringer er vanligst når det informeres om klagemuligheter:
12 Dette vedtaket kan påklages etter reglene i § 28 i Forvaltningsloven. En eventuell klage må være skriftlig og begrunnet, den må være Namsskogan kommune i hende innen 3 uker etter at dette brevet er mottatt. Som part har du rett til dokumentinnsyn etter § 18 i Forvaltningsloven.
Dette er en uttale i saken. Endelig vedtak blir gjort av ***. Evt. klage skal stilast til: ***. Som part har du rett til dokumentinnsyn etter § 18 i Forvaltningsloven.
Dette er et endelig vedtak som ikke kan påklages. Som part har du rett til dokumentinnsyn etter § 18 i Forvaltningsloven.
Politisk sekretariat
13 Oppbevarer møtebøker, sørger for innbinding og overføring til bortsettingsarkiv/arkivdepot. For konkrete bestemmelser om innbinding og overføring, se arkivplanens arkivseriedel. Bestemmelser om innbinding av møtebok, se forskrift om offentlige arkiv §3-14. |