|
Generelt Saksbehandlerne har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase. Saksbehandlerne er ansvarlige for at dokumenter de arbeider eller har arbeidet med blir arkivlagt. Saksbehandlerne skal derfor: Postmottak og journalføring
Kontrollere at mottatte brev er stemplet og registrert av arkivtjenesten. Dette gjelder også faks og e-post. Det er ikke tillatt å starte saksbehandling av dokumenter som ikke er stemplet og journalført.
Ha ansvaret for at sakspost som kommer direkte til saksbehandler straks blir levert til arkivtjenesten for stempling og journalføring.
Ha ansvaret for at all sakspost de skriver blir journalført. Dersom saksbehandler journalfører og ekspederer selv, skal kopi av utgående brev og interne notater sendes til arkivtjenesten for arkivlegging. Disse reglene gjelder også telefaks og e-post.
All registrering og saksbehandling skal skje i kommunens sak/arkivsystem, eventuelt i manuell journal, eller i avdelingenes fagsystem. Saksbehandler kan selv journalføre utgående brev. Nye saknr. i sak/arkivsystemet kan opprettes av både saksbehandler og arkivtjenesten.
Men husk at samtidig som det opprettes en sak i ESA skal det opprettes en papir-saksmappe, den skal innholde de samme dokumentene som den elektroniske saken.
Saksbehandler er også ansvarlig for å ivareta nødvendig sikkerhet under saksbehandling av sensitive dokumenter og saker – bestemmelser om unndragelse fra offentlighet.
Mer detaljerte rutinebeskrivelser for behandling og registrering av sakspost finner du under daglige rutiner har i arkivplanen. Utlån fra arkiv Hovedregelen når det gjelder utlån fra arkivet til saksbehandler er følgende:
Kun saksmapper og ikke enkeltdokumenter lånes ut.
Saksbehandlerne har ansvaret for at materiale de låner fra arkivet blir registrert (i sak /arkivsystemet og lånekort i arkivet), og at materialet blir returnert i samme stand som før utlånet.
Det er ikke tillatt å låne en utlånt sak videre til andre saksbehandlere. Utlånt materiale er låners ansvar til utlånet er avskrevet. Det er heller ikke tillatt å låne arkivsaker ut av huset. Mer detaljert rutinebeskrivelser om bruk og lån av arkivsaker finner du her i arkivplanen under periodiske rutiner. Utsending/ekspedering av brev Saksbehandler har selv ansvar for at brev/saker er ferdigstilt slik: Ved bruk av e-post: Saksbehandler er ansvarlig for å kontrollere at sakspost som blir sendt som e-post kommer frem til rette vedkommende (kvittering). Ved integrert bruk av e-post (dvs. hvor e-post systemet er koblet til virksomhetens Noark-baserte system) sikres den nødvendige registreringen i postjournalen automatisk. Ved ikke-integrert bruk av e-post finnes det tre alternative rutiner som sikrer registrering og arkivering: 1) Dokumentet sendes til arkivet for registrering og ekspedering. 2) Saksbehandler registrerer og ferdigstiller selv brevet i Noark-systemet før/når det ekspederes. 3) Saksbehandler ekspederer selv dokumentet og sender kopi til arkivet for registrering.
Dersom ting skal gjøres annerledes, må arkivtjenesten få klar beskjed om dette.
MERK! Originalt brev med journalnr skal være signert og på papir med kommunevåpen.
.
Mer detaljerte rutinebeskrivelser for behandling og registrering av sakspost (link) finner du under daglige rutiner har i arkivplanen. Utvalgsbehandling
Saksmappa skal følge en sak som skal til politisk behandling på den måten som politisk sekretariat anviser.
Saker som skal til politisk behandling skal skrives til iht. kravene til fullført saksbehandling i sak/arkivsystemet
Saker som skal til politisk behandling skal meldes til utvalgsbehandling via sak/arkivsystemet.
Politisk sekretariat informerer saksbehandler om vedtak.
Saksbehandler er ansvarlig for å effektuere vedtaket, dvs. sende nødvendige brev til registrerte parter.
Mer detaljert rutinebeskrivelser for utvalgsbehandling finner du her i arkivplanen under utvalgsrutiner m.m. |