- Alle arkivverdige dokumenter, brev, e-post, fax, skal skannes, også vedlegg.
- Hvis vedlegget er uforholdsvismessig stort, skannes 1. side (evt. innholdsfortegnelse)
- Vedlegg skannes sammen med hoveddokumentet. Vurder evt. om vedlegg skal skannes separat i enkelte tilfeller. (Knyttes mot vedleggslisten på Fane Om Tekstdokument)
- Større dokumenter som for eksempel bøker skal ikke skannes. Skann da kun 1. side.
- Registrering foretas av arkivet, og dokumentet stemples og klargjøres for skanning. Er det en blanding av 1- og 2- sidige dokumenter som skal skannes, skannes dokumentene som 2- sidig. Deretter fjernes evt. blanke ark i Pix Edit.
- Når dokumentet er skannet og lagret i Kontor 2000, påføres status F på dokument og status J på journalpost.
Saksbehandlere får IKKE tilsendt papirversjonen av dokumentet, men skal finne posten ved hjelp av søket ”Nye journalposter” eller ”egne journalposter” som er et ferdigdefinert søk i Kontor2000. Ligger på en søkeknapp. Unntaket er ukurante formater, for eksempel byggesaker, kart o.s.v. Disse fordeles i papirformat til saksbehandler. |
|