RUTINEBESKRIVELSE FOR REGISTERING OG ARKIVERING AV AVTALER/ KONTRAKTER

RUTINEBESKRIVELSE FOR REGISTERING OG ARKIVERING AV AVTALER/ KONTRAKTER

1. Avtaledokument og kontrakter stemples, registreres og skannes når de nødvendige underskrifter er påført

2. Originaler settes i en egen ringperm med et oversiktlig register. Avtalepermen oppbevares sentralt i h.h.t. arkivlovens forskrifter.

3. Avtalepermen registreres og arkiveres på objektkode - "avtaler/ kontrakter"

Plassering: Sentralarkiv/ kommunekassen (safe)

4. Avtalepermen nummereres og årstall påføres hvis det benyttes flere permer.

5. Et avtaledokument som kan knyttes til ei sak kan med fordel bli registrert med emnekode i tillegg til objektkoden - dokumentet kopieres og legges på saken - stemplet kopi. Avtalen vil være oppsøkbar både på objektkode og emnekode.

6. Arkivtjenesten har ansvar for at avtaler og kontrakter gjøres tilgjengelig ved forespørsel fra det tidspunkt avtaledokumentet er oversendt sentralarkiv.

7. Ved forespørsel om utlån av avtaledokument bør originalen kopieres hvis ikke annet er nødvendig.

8. Ved fornying av avtale må gamle avtaler "krysset ut" med henvisning til ny avtale. Gamle avtaler skal oppbevares - men må synliggjøres at den ikke er gjeldende. Utføres elektronisk så som papirversjon.

9. Ledere/ saksbehandlere har ansvar for at originale avtaler og kontrakter kommer til registrering og arkivering.

10. Ansvar for oppfølging og videreføring av avtaler/ kontrakter faller inn under den enkeltes leders fagområde.

Særskilte avtale/ kontrakter for organisasjonen som naturlig kommer inn under andre arkivreferanser blir registrert med henvisning i et vedlegg til denne rutinebeskrivelsen.

VEDLEGG TIL RUTINEBESKRIVELSE FOR AVTALER/KONTRAKTER