|
RUTINEBESKRIVELSE FOR NAMSSKOGAN KOMMUNE BEHANDLING AV INNGÅENDE OG UTGÅENDE POST 1. All post kommer med postbilen til kommunehuset, ca kl 1130. 2. All post som sammen med evt. brev som ligger over fra dagen før, grovsorteres * Ikke arkivverdig post skilles ut fra arkivverdig post og distribueres direkte til saksbehandlere og avdelinger i posthyllene i servicekontoret * Post som skal til Namsskogan skole, Namsskogan barnehage, blir hentet og levert av Avd. F hver dag, Labbetussen barnehage, Trones skole og Trones barnehage får sin post hentet og levert av avd. F hver tirsdag og fredag. Post som sendes mellom kommunehuset og skole/barnhage blir lagt i egne lukkede konvolutter. * Personlig post (navn først) med unntak av når det er inngått avtale om at postansvarlig kan åpne slik post, leveres direkte til adressaten. * Post adressert med kommunens navn først v/NN eller at tittel står først er å betrakte som post til kommunen og skal følgelig åpnes og registreres i arkivtjenesten. - Unntatt fra dette er post stilet til mottakere innen lukkede system og som gjelder klientforhold; barnevern, ppt, sosial, pleie- og omsorg. * Post til politikerne journalføres på ordføreren * Post til økonomikontoret, kemner blir levert uåpnet direkte i posthylle. De ser selv ansvarlige for å returnere journalverdig post til Servicekontoret. * Post til Sykeheimen og legekontoret leveres direkte til dem, og de ser selv ansvarlige for å returnere arkivverdig post til servicekontoret. Klientpost journalføres i fagsystem "Profil" og "WinMed" * Post til Indre Namdal Barnevern sendes til Indre Namdal Barnevern, 7870 Grong. * Anbud - mottas i Servicekontoret, og tas vare på til anbudsfristen utgår. Leveres uåpnet til saksansvarlig med påført datostempel og signatur. All arkivverdig sakspost skal journalføres i ESA 8/NOARK 5 (sak og arkiv). Alle dokumenter skal knyttes til en arkivsak. Arkivsaken skal identifisere hva saken gjelder, og journalposten skal identifisere hva dokumentet gjelder. Namsskogan kommune praktiserer fullført saksbehandling, dvs. at samme arkivsak skal brukes under saksbehandlingen uavhengig av hvem som er saksbehandler. Saken arkivers der den ble opprettet. Saksansvarlig sluttfører saken og sender ut vedtak til gjeldende parter. Journalposten skal registreres med de opplysninger som inngår i stemplet. 3. E-post skal behandles som andre mottatte papirdokumenter. Saksbehandler har ansvar for at arkivverdig e-post sendes, leveres til journalføring, enten ved overlevering av papirdokument eller via mail-adresse postmottak@namsskogan.kommune.no med beskjed om journalføring. 4. Hvis post som er adressert til kommunale virksomheter innenfor lukkede system, klientforhold åpnes feilaktig, legges den tilbake i konvolutten. Konvolutten dateres og signeres av den som åpnet posten og brevet sendes umiddelbart til fagavdelingen. 5. Post levert direkte til saksbehandler skal snarest mulig leveres til servicekontoret for journalføring 6. Arkivbegrensning skal gjennomføres i forbindelse med postbehandlingen, jfr. arkivplan for Namsskogan kommune. Arkivbegrenses skal bl. a: - trykksaker og off. Publikasjoner - skap av andre - alle kurs invitasjoner - rundskriv skapt av andre - utskrifter fra andre organer - høringsdokumenter som ikke blir besvart - generalforsamlingsdokument, innkalling og referat - brev fra ulike instanser som følgebrev til ulike rapporter - tilbud - materiale som ikke har dokumentasjonsverdi 7. Rundskriv skal i utgangspunktet ikke registreres som inngående dokument. Rundskriv som skal bevares ( som krever behandling) fra kommunens side skal registreres som inngående dokument knyttet til arkivsak 8. Journalføring. Når posten er sortert skal arkivverdige dokument journalføres og skannes. Inngående post stemples. Stemplefarge skal være rødt. Ved journalføring påføres; Arkivkode, dato for mottak, dato på brev, saks/dokument tittel, saksbehandler, kopimottaker og avsender. Er det opprettet sak tidligere, blir brevet knyttet til saken. Tittelfeltet må være tilpasset innholdet i dokumentet som registreres. Ikke kopier tittelfelt i saken på journalposten Dersom det ikke er opprettet sak fra før, opprettes ny sak. Journalposten blir påført, saksbehandler, er saksbehandler ukjent, blir journalposten fordelt til næmeste leder, LEDER kan fordele sak til rette saksbehandler. 9. Gradering. Konfidensiell post stemples med eget rødt stempel merket Unntatt offentlighet, hjemmel for unntaket påføres. Sending av gradert post-materiale internt i kommunene skal skje i lukket konvolutt. Anses dokumentet som unntas off. settes graderingskode på av arkivtjenesten. Saksbehandler har ansvar for å offentlighetsvurdere og sjekke graderingskode. På ført graderingskode er kun et forslag. Graderingen må vurderes både på saksnivå og journalpostnivå. 10. Servicekontoret v/ postansvarlig kvalitetssikrer postlisten før utsendelse og foretar nødvendige endringer i post-journalen før den overføres Namsskogan kommunes hjemmeside. Den offentlige postlisten skal være slik at den gir oversikt over alle inn- og utgående brev (dagens inngående journalposter og gårsdagens utgående journalposter). Ulagt postjournal skal være identisk med postjournal i ESA 8/NOARK 5 Ved henvendelse fra media levers off. dokumenter direkte fra Servicekontoret. Forespørsel vedr. dokumenter som er unntatt offentlig vurderes av Servicekontoret, oppstår noen som helt tvil, oversendes innsynskravet til saksbehandler for vurdering. Dette også for å informere saksbehandler om at det er stilt innsynskrav til hans/hennes sak. 11. Egen rutine for utlegging av offentlig post som ikke legges ut på nettet er utarbeidet av IKT Indre Namdal IKS 12. Fordeling. * Post som er unntatt offentlighet (originaler), ansettelser, søknader og permisjoner legges direkte til fordeling til saksbehandler personal og arkiveres i personalarkivet. * Ordinær post/ originaldokumenter oppbevares i esker datert fortløpende i arkivskap i 2 mnd etter journalføring. Makuleres deretter. * Byggesaker, kartforretninger m.m. Originaldokument leveres saksbehandler. Arkivers i eiendoms/ bedriftarkivet. Arkivleder 091112 |