|
Ansvar: Postmottaket og saksbehandler Elektronisk post som mottas til kommunens postmottak, skal dersom de er arkviverdige og tilhører en sak journalføres etter samme regler som for annen innkommet post - derved kommer de med på postlisten. Saksbehandlere vurderer som mottar arkivverdig e-post direkte, sender denne direkte til postmottak@namsskogan.kommune.no eller benytt "arkiv plug-in". Så lenge vi har papir arkiv MÅ man huske å ta ut papir på dokument som er knyttet direkte elektronisk og merke med saksnr og arkivnr og saksbehandler. Skal dokumentet knyttes til av noen i sentralarkivet nå man gi beskjed om hvilken sak det skal nyttes opp mot. Saksbehandler vurderer om e-posten i tillegg skal mottas som vanlig undertegnet brev. Dersom meldingen senere mottas som brev, skal dette brevet stemples og påføres samme saks- og dokumentnummer som den elektroniske meldingen. Sentralarkivet har ansvar for det sentrale e-postmottaket. Det kun ansatte i sentralarkivet/ servicekontoret som har tilgang til " postmottaket". Saksarkivet vil ta imot og registrere e-postmeldinger som kommer til Namsskogan kommune. Saksbehandler søker frem dokumentet elektronisk. Arkivverdig e-post tas ut på papir, stemples og arkiveres. Dersom e-postmeldingen ikke krever behandling/oppfølging, kan den - uten registrering - sendes videre til saksbehandleres postkasse. |