|
Namsskogan Kommunens fellespostmottak er lokalisert til servicekontoret. Postmottaket består av Konsulent i sentraladministrasjon, sekretær oppvekst og utdanning, sekretær næring- og utvikling, og servicevert i servicekontoret, samt arkivleder Inngående post leveres av Posten hverdager mellom ca. kl. 11:00 og 12.00. Dette gjelder all post, dvs at post som kommer til Trones skole, Trones barnehage, Labbetussen barnehage, Namsskogan barnehage og Namsskogan skole, her pakkes alt i en konvolutt og sendes til Namsskogan kommune, kommunehuset. Er det post om skal tilbake til de respektive stedene sendes disse tilbake pr post eller bud. Telefax og elektronisk post skal behandles som vanlig post og produseres på godkjent papir. Post som blir levert direkte til etater og saksbehandlere skal arkivvurderes og sakspost leveres administrativ avdeling for stempling og registrering. Posten grovsorteres. NAV trygd, NAV kommune, Økonomikontoret, Skatteoppkreveren i Namsskogan, Familiesentralen, Legekontoret, Pleie- og omsorg legges i de respektive hyller. Post til barnevernstjenesten omadresseres til Indre Namdal Barnevernstjeneste, 7870 GRONG. Post til skatteetaten, omadresseres/ videresendes til Skatt Midt-Norge, Molde.
Privat adressert post
Post adressert direkte til privatperson sorteres ut og leveres adressaten uåpnet. Post adressert med kommunens navn først v/ N.N. er å betrakte som post til kommunen og skal følgelig åpnes og registreres i arkivtjenesten. Unntaket fra dette er post stilet til mottakere innen lukkede system og som gjelder klientforhold ( sosialtjeneste og pleie- og omsorg). All annen post adressert til Namsskogan kommune, uavhengig av etater, går til sentralt arkiv for åpning, arkivvurdering og registrering
Post som gjelder fagsystemene
Post som adresseres til kommunale virksomheter innenfor lukkede systemer (klientforhold) sendes uåpnet til aktuelle etater for åpning og registrering. Hvis slik post feilaktig åpnes i arkivet, legges den tilbake i konvolutten. Konvolutten dateres og signeres av den som åpnet posten og brevet sendes umiddelbart til fagavdelingen.
Post levert direkte til etat/saksbehandler
Hvis arkivverdig post leveres direkte til etat/saksbehandler skal denne posten leveres snarest mulig til postmottak for registrering. OBS! Før saksbehandling starter.
E-post og telefax
Dokumenter som blir mottatt som elektronisk post (E-post) og telefax skal behandles som andre mottatte papirdokumenter. E-post som mottas i etatene og har arkivmessig verdi videresendes elektronisk til arkivets felles E-postmottaker slik at den kan bli registrert. Saksbehandler har ansvaret for at arkivverdig E-post blir registrert. Viser her til egne rutiner for behandling av E-post.
Høringer/Rundskriv
Høringer/rundskriv skal i utgangspunktet ikke registreres som inngående dokument. Høringer/rundskriv som skal besvares (som krever aksjon/behandling) fra kommunens side skal registreres som inngående dokument knyttet til en arkivsak. |