|
Når saksbehandler har gjort ferdig brevet, legges brevet konvlutt og sendes ut. Skal det være kopi til andre evt. vedlegg skal dette noteres nedert på brevet slik: med vennlig hilsen
Nils Nilsen
saksbehandler Vedlegg: Kartutsnitt Kopi m/vedlegg: Fylkesmannen i Nord-Trøndelag, Statens Hus, Postboks 2600, 7734 Steinkjer Kopi: Klara Klausen, 7890 Namsskogan Vedleggene skal selvsagt legges i konvolutten sammen med brevet. Når inngående dokumenter som har arkivverdi besvares med påskrift på skjema, fyller saksbehandler ut svarfeltet på skjemaet og retunerer det. Så lenge Namsskogan kommune har både papirbasert arkiv og elektronisk, må kopi fysisk legges i arkivet og det utfylte skjemaet må skannes inn elektronisk på riktig sak. Dokumentet avskrives med det samme med koden BS (besvart med skjema). Det skal tas kopi av all utgående post. Kopi skal legges på saken. Dette i tillegg til de som evt. skal ha kopi av dokumentene. Saken avsluttes og arkivlegges eller settes i "ikke avslutta saker-arkivet" i påvente av videre behandling. |