Postjournal / - liste
Definisjon:
| Postjournal:
|
System for fortløpende registrering av referanseopplysninger om arkivdokumenter. Denne registreringen knytter enkeltdokumenter til saker, gir grunnlag for saksadministrasjon, arbeidsstyring og praktisering av bestemmelser om partsinnsyn og offentlighet. Journalen er en del av arkivstyringen i Noark-4.
|
| Postliste:
|
En samlet oversikt over de saksdokumenter som er kommet inn til eller lagt fram for et organ, det vil si mottatte saksdokumenter.
|
Postjournaler
Alle arkivskapere er pålagt å journalføre all sakspost til kommunen.
- Sakspost journalføres i EDB sak og arkiv (K-2000)
- Personpost journalføres i fagsystemer eller manuelle postjournaler Utskrift og bevaring av postjournaler
- Postjournaler som avleveres elektronisk trenger ikke å ta ut postlister på papir.
- Postjournaler som ikke avleveres elektronisk tas ut på papir, bindes inn og avleveres.
- Manuelle protokoller avleveres.
Postlister ved registrering i K2000Postliste offentlig Namsskogan kommune bruker i dag Acrobat Reader for å få lagt ut postlisten på internett. Opplysningene blir automatisk hentet fra EDB sak og arkiv og lagt over på nettet. Det er journalpostene med dokumenttype I, U, N som er tilgjengelig for innsyn på postlisten. Postlista inneholder dokumenter som er registrert i EDB sak og arkiv den foregående dagen. Dokumenter under arbeid skal defineres som konsept og kommer ikke på postlisten.
Postlister ved registrering i fagsystemerArkivskapere som benytter EDB-registrering av dokumenter, kan kjøre ut postliste over dokumentene. De må selv påse at opplysninger som ikke skal være med til pressen/publikum blir fjernet. Ved bruk av journalføring i protokoll, vil kopi av denne kunne brukes som postliste. Også her må opplysinger som ikke skal være med til pressen/publikum fjernes fra kopien på en slik måte at det ikke vil være mulig å se hva som er sladdet. |