|
Definisjoner: Med personalsaker menes all dokumentasjon som vedrører kommunens forhold til de ansatte. Med personalarkiv menes et dokument som inneholder saker som angår den enkelte ansatte. Med personalmapper menes mapper i personalarkivet på hver enkelt ansatt. Med saksarkiv menes dokument ordnet etter kommunens emnebaserte arkivnøkkel. Forholdet saksarkiv – personalarkiv: Personaldokumentasjon finnes både i saksarkivet og i personalarkivet. Hovedregel her er at saker av generell art, eller som gjelder grupper av tilsatte blir arkivert i saksarkivet. Saker som gjelder den enkelte ansatt arkiveres i personalarkivet. Bare unntaksvis kan samme dokumentasjon legges i begge arkiva. Dette vil gjelde for saker som danner presedens for lignende saker og for disiplinærsaker. Forholdet personalarkiv – personalmappe: Personalarkivet vil inneholde dokumentasjon av ulik betydning for kommunen. All dokumentasjon som angår den enkeltes arbeidsforhold skal legges i personalmappa. Dokument med mer tidsavgrenset informasjon (personalinformasjon) kan settes i egne permer i personalarkivet, eller hos den avdelinga/enheten som har ansvaret for saksområdet. Dette vil særlig gjelde informasjon om utbetalinger av lønn og godtgjørelser. Personalregister: Alle virksomheter plikter å he et personalregister med ajourførte opplysninger om alle tilsatte, enten i form av personalkort eller som edb-register. Ved endringer i personalsituasjonen skal det taes utskrift av edb-registret. Det er bevaringspåbud for personalregister/personalkort. TILSETTINGSSAKER Innhold: Tilsettingssaker skal arkiveres i saksarkivet. Tilsettingssaker kan inneholde følgende dokument:
- Evt. forberedende korrespondanse/vedtak
- Stillingsannonse
- Offentlig søkerliste
- Utvida søkerliste
- Evt. kopi av oversendelsesbrev til uttalelsinstanser
- Evt. kopi om innkalling til intervju
- Evt. notat fra intervju/referanser
- Innstilling
- Evt. brev til uttalelsesinstanser og korrespondanse i forbindlese med innstilling
- Evt. tilsettingsvedtak
- Kopi av brev om tilsetting
- Aksept/avslag fra søker
- Kopi av tilsettingsbrev
- Spesielt om politiattest for tilsatte i grunnskolen: Etter opplæringslovens med forskrift skal alle tilsatte i grunnskolen legge fram attest fra politiet.
Journalføring: Alle tilsettingssaker blir definert som egen arkivsak i journalen. I saker der en person søker på to eller flere stillinger, registreres søknaden som eget dokument i begge tilsettingssakene. I saker der det er mange utlysinger av samme type, kan de enkelte tilsettingssakene påføres et fortløpende nummer. Søknader på ei stilling kan holdes tilbake fra offentlighet til søknadsfristen er utgått (Offentlighetsloven § 6 pkt 4). Overføring til personalmappe: Når det foreligger positivt svar på tilbud om stilling blir søknad med vedlett, tilsettingsvedtak, stillingstilbud og svar med eventuelt tilsettingsbrev overført til personalmappe. Personalmappe skal inneholde følgende:
- søknad med attester (overført fra tilsettelsessaken)
- ansettelsesvedtak (overført fra tilsettelsessaken
- evt. arbeidskontrakt med fornyelser (sysselsatte og engasjementer)
- kopi av ansettelsesbrev (overført fra tilsettelsessaken)
- innmelding i trygdekasse
- taushetserklæring
- fastsettelse av ansiennitet/lønn
- enkeltvedtak ved lønnsopprykk og lignende, lønnsmeldinger
- søknad/dokumentasjon på kompetansehevende kurs/seminarer
- skriftlige advarsler/disiplinærtiltak
- oppsigelse
- attest/sluttattest
- utmelding av trygdekasse
Søknader til personer som ikke blir tilsatt:
- Søknader til ledende stillinger blir tatt vare på.
- Andre søknader skal returneres eller makulert etter 5 år
Journalføring: Når det oppstår en sak i tilknytning til en tilsatt, skal det opprettes en ny sak med riktig arkivkode. Arkivering skal som hovedregel skje i personalmappa. Bevaring/kassasjon: Alle personalmapper skal bevares for ettertida. Bortsetting: Mapper som personale som ikke lenger er i bruk overføres til fjernarkiv ved den ordinære periodiseringen. Bortsetting skal følge retningslinjer for arkivavgrensing og kassasjon. Ved bortsetting skal sikkerhet og personvern ivaretas etter gjeldende regler. Overføring av opplysninger: Personalarkivet er knytt til den enkelte virksomhet og personalmapper skal ikke blir overført til andre. DOKUMENT MED TIDSAVGRENSET INTERESSE: Personalinformasjon om den enkelte med tidsavgrenset interesse som ikke er nødvendig for å dokumentere den enkeltes arbeidsforhold, skal tas vare på utenfor personalmappa. Slik informasjon skal settes i permer, eller i egne omslag på tilvist mene i saksarkivet.
- Permisjoner uten ansiennitetstrekk
- Ferier
- Tjenestereiser, reiseforskudd
- Gjenparter av rutinemessige meldinger til pensjonskasse, trygdekontor
- Egenmeldinger og sykemeldinger
- Skattekort
- Lønnsutbetaling, lønningskort, kopi av lønnslipper, lønns- og trekkoppgaver
- Underbilag til lønn: timelister, overtidslister, fraværslister, flexilister
- Lønnstrekk til fagforening
- Bilgodtgjørelse, telefongodtgjørelse
- Medlemslister til pensjonskasse
Slik dokumentasjon skal ikke registreres i journalen. Materialet kan kasserest etter 5 – 10 år i følge regnskapsforeskriftene og kommunalforvaltningens egne kassasjonsregler. Oppbevaring av personalarkiv- sikkerhet Personalmappene skal oppbevares i særskilt låsbart arkivskap skilt fra saksarkivet. Dette gjelder også for eldre personalmapper som er overført til fjernarkiv/depot. Postbehandling og håndtering av personalarkiv bør utføres av personale som arbeider med personalsaker, eller av arkivpersonale som arbeider på avdelinga der personalarkivet er lagt under. - innsyn Tilsatte kan kreve innsyn i deler av egen personalmappe (innsynsretten gjelder ikkje interne dokument), men de kan ikke kreve personalmappa utlevert. Det samme gjelder for part som representerer den tilsatte og har fullmakt fra denne. Politikere har rett til å gjøre seg kjent med dokument knytt til ei konkret sak som er til behandling, men de kan ikke kreve å få utlevert hele saksmapper. |