|
Elektronisk post som mottas til kommunens postmottak, skal dersom de er arkivverdige og tilhører en sak journalføres etter samme regler som for annen innkommet post – derved kommer de med på postlisten. Saksbehandlere som mottar arkivverdig e-post direkte, sender denne dirkete til ”postmottak@namsskogan.kommune.no” slik at dokumentet kan bli registrert inn. Før på opplysninger om den skal knyttes til en sak. Saksbehandler vurderer om e-posten i tillegg skal mottas som vanlig undertegnet brev. Dersom meldingen senere mottas som brev, skal dette brevet stemples og påføres samme saks- og dokumentnummer som den elektroniske meldingen. Sentralarkivet har ansvar for det sentrale e-postmottaket. Det er kun ansatte i sentralarkivet som har tilgang til ”postmottaket”. Sentralarkivet vil ta imot og registrere e-postmeldinger som kommer til Namsskogan kommune. Saksbehandler søker frem dokumentet elektronisk Arkivverdig e-post tas ut på papir, stemples og arkiveres. Dersom e-postmeldingen ikke krever behandling/oppfølging, kan den – uten registrering – sendes videre til saksbehandlers postkasse. |