Arkivrutiner pleie- og omsorgsetaten

Avlevering og kassasjon av personregister:

Materialet som avleveres skal være kassasjonsbehandlet etter kassasjonsreglene i denne rutinebeskrivelsen. Materialet skal ordnes og listeføres av pleie- og omsorgstjenesten.

Kommunens arkivleder er kontaktperson når det gjelder avlevering av personregister.

Kassasjon gjennomføres etter Riksarkivarens Forskrift om utfyllende og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiv.

Grunnlaget for avgjørelse om kassasjon ligger i arkivmaterialets dokumentasjonsverdi. En slik verdi kan uttrykkes slik:

A) Materiale kan ha administrativ verdi. Denne kommer til uttrykk ved at materaielt blir brukt som grunnlag for saksbehandling og vedtak i en sak som referansemateriale i behandling analoge saker. Denne verdien er ofte tidsavgrenset til noen år etter at en sak er avsluttet.

B) Materialet kan ha juridisk verdi. Denne kommer til uttrykk i at kommunen eller en annen part i en sak kan tenkes å få rettslig bruk for opplysningane i saken. Den juridiske verdien kan være tidsavgrenset, for eksempel i inntil 10 år når en sak gjelder rent økonomiske forhold.

C) Materialet har også en kulturhistorisk verdi med tanke på fremtidig forskning. På dette området må en vurdere hvert enkelt tilfelle.

Arkivmateriale som etter noen år verken har administrativ, juridisk eller kulturhistorisk verdi kan kasseres. Vanligvis vil dette føre til at rutinesaker blir kasserte, mens dokumentasjon av unike saker blir bevart.

All kassasjon skal skje ved makulering.

Kassasjon skal dokumenteres. Dette gjøres i form av daterte og signerte summariske lister over det som kasseres. Dokumentsasjon av kassasjon skal arkiveres i saksarkivet under arkivkoden for kassasjon.

KASSASJONSPLAN FOR BRUKERMAPPER I PLEIE- OG OMSORGSTJENESTEN

PASIENTJOURNALER I INSTITUSJON (JOURNALFORSKRIFTEN HJEMLET I LEGELOVEN)

HOVEDKORT – KARDEX

Inneholder: Persondata, pårørende, behandlende lege, kiagnose, opplysningar om institusjonsopphold, sosiale hjelpetiltak, diett, medisinbruk, pleie/omsorgsoppdrag, hjelpemiddel, medisinering:

: OVERFØRES TIL PASIENTJOURNAL ETTER AVSLUTTET TJENESTE

SYKEPLEIERDOKUMENTASJON

Inneholder: Persondata, pleierapporter

: OVERFØRES TIL PASIENTJOURNAL ETTER AVSLUTTET TJENESTE

PASIENTJOURNAL

Inneholder: Persondata, pårørende, diagnose, pleierapporter, sosiale hjelpetiltak, medisinbruk, pleie- og omsrogsoppdrag, hjelpemidler, medisinering, epikriser (rapport fra innleggelse i sykehus, prøveresultat, røntgenundersøkelser, behnadling, henvisning til videre behandling

: BEVARES

Etter pasientens død overføres journalen til kommunens fjernarkiv der den behandles etter personregisterloven og oppbevares i 10 år etter siste innføring.

BRUKERMAPPER ETTER KOMMUNEHELSELOVEN OG SOSIALTJENESTELOVEN

1. Søknader om vedtak og hjemmebaserte tjenester etter sosialtjeneseloven:

Inneholder: Søknad om hjemmehjelp, trygghetsalarm, vaktmestertjeneseter, med evenuelle vedelegg, utskrifta av vedtak

- avslåtte søknader:

: KASSASJON AV IKKE INNVILGEDE SØKNADER ETTER 4 ÅR

- innvilgede søknader:

: KASSASJON 4 ÅR ETTER AVSLUTTET TJENESTE

1. Søknader om vedtak om hjemmesykepleie eller institusjonsplass:

Inneholder: Søknad om hjemmesykepleie eller institusjonsplass med vedlegg, utskrift av vedtak

- ikke innvilgede søknader:

: KASSASJON AV IKKE INNVILGEDE SØKNADER ETTER 4 ÅR

- innvilgede søknader:

: BEVARING

1. Epikriser:

Inneholder: Persondata, rapport fra innleggelse i sykehus: diagnose, status ved innleggelse, undersøkeser, prøveresultat, røntgen, behandling, henvisning til videre behandling

: BEVARING

1. Midlertidig melding om innleggelse:

Inneholder: Persondata, innleggelse/utskriving, diagnose, behandling, midlertidig melding

: KASSASJON ETTER MOTTATT EPIKRISE

1. Timeavtale om undersøkelse på sykehus:

Inneholder: Persondata, tidspunkt, type undersøkelse

: KASSASJON ETTER AVTALEDATO

1. Melding om korttidsopphold ved sykehjem:

Inneholder: Persondata, tidspunkt for opphold

: KASSASJON ETTER 1 ÅR

1. Overføring til/fra hjemmesykepleie/institusjon:

Inneholder: Persondata, legeopplysningar (diagnose, sykdomsbeskrivelse, medikamentbruk), sykepleierapport (personlig hytiene, ernæringsforhold, psykisk tilstand, hjelpemiddel)

: BEVARING

1. Søknad om tekniske hjelpemidler:

Inneholder: Persondata. hjelpemiddel, begrunnelse

- avslåtte søknader

: KASSASJON ETTER 1 ÅR

- innvilgede søknader

: KASSASJON 4 ÅR ETTER AVSLUTTET BRUK