Arkivrutiner helsestasjonen

• Journaler for hvert enkelt barn settes på helseetatens fjernarkiv når journalen lenger ikke benyttes av helsestasjonen.

Arkivavgrensing skal være utført før overføring skjer.

• 10 år etter siste innskriving flyttes journalene over til kommunens felles fjernarkiv.
• 15 år deretter overføres journalene til kommunalt akrivdepot.

Materialet som avleveres til arkivdepot skal være kassasjonsbehandlet etter kassasjonsreglene i denne rutinebeskrivelsen. Materialet skal ordnes og listeføres av helsestasjonen.

Kommunens arkivleder er kontaktperson når det gjelder avlevering av personregister.

Kassasjon gjennomføres etter Riksarkivarens Forskrift om utfyllende og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiv.

Grunnlaget for avgjørelse om kassasjon ligger i arkivmaterialets dokumentasjonsverdi. En slik verdi kan uttrykkes slik:

A) Materiale kan ha administrativ verdi. Denne kommer til uttrykk ved at materaielt blir brukt som grunnlag for saksbehandling og vedtak i en sak som referansemateriale i behandling analoge saker. Denne verdien er ofte tidsavgrenset til noen år etter at en sak er avsluttet.

B) Materialet kan ha juridisk verdi. Denne kommer til uttrykk i at kommunen eller en annen part i en sak kan tenkes å få rettslig bruk for opplysningane i saken. Den juridiske verdien kan være tidsavgrenset.

C) Materialet har også en kulturhistorisk verdi med tanke på fremtidig forskning. På dette området må en vurdere hvert enkelt tilfelle.

Arkivmateriale som etter noen år verken har administrativ, juridisk eller kulturhistorisk verdi kan kasseres. Vanligvis vil dette føre til at rutinesaker blir kasserte, mens dokumentasjon av unike saker blir bevart.

All kassasjon skal skje ved makulering.

Kassasjon skal dokumenteres. Dette gjøres i form av daterte og signerte summariske lister over det som kasseres. Dokumentsasjon av kassasjon skal arkiveres i saksarkivet under arkivkoden for kassasjon.