Arkivrutiner for grunnskolene

Arkivrettledning for grunnskolen

Forord:

Formålet med denne rettledningen er å hjelpe skolen til å oppfylle kravene i arkivlov og forskrift og å etablere gode arkivrutiner i skolene. Disse rutinene skal sikre at verdifull informasjon blir arkivert på en trygg måte, og at arkiv som har historisk eller rettslig verdi blir tatt vare på for ettertiden. Rettledningen legger opp standard for arkivordninga i grunnskolen, med særlig vekt på rutiner for elevarkiv. Rettledningen bygger på arkivloven, personopplysningsloven og opplæringsloven med forskrifter, og på Datatilsynets konsesjon for grunnskolen.

ARKIVETS FUNKSJONER

Arkivet er et administrativt hjelpemiddel både for ledelsen og det pedagogiske personalet i skolen. Arkivet skal inneholde dokumentasjon av den administrative, økonomiske og faglige driften av skolen og av det pedagogiske tilbudet til elevene.

Skolene er kommunale virksomheter og arkivene er underlagt bestemmelsene i arkivloven, personopplysningsloven, offentlighetsloven og forvaltningsloven. En viktig konsekvens av dette er at arkivene skal være åpne for partsinnsyn, samtidig som personopplysninger skal skjermes mot innsyn fra uvedkommende.

Etter at arkivene har gått ut av administrativ bruk, vil en del av arkivdokumentene framdeles ha rettslig eller historisk verdi. Dette vil blant annet være arkivmateriale som dokumenterer hjelp til elever med spesielle behov og lokalhistoriske opplysninger som ikke finnes andre steder.

Når det har blitt gitt spesialpedagogisk hjelp til en elev, skal arkivdokumentasjonen bevares. Eleven kan kreve innsyn i arkivdokumentene i voksen alder, etter som retten til partsinnsyn ikke har noen tidsbegrensning. Opplysninger om de tilbudene som er gitt til en elev, - f.eks. om spesialpedagogiske tiltak, individuelle læreplener o.l. - , kan bli viktig dokumentasjon i en framtidig rettssak. Elevmappene på den enkelte skolen er normalt det eneste stedet hvor all dokumentasjon om en elev er samlet. I tillegg til elevmappene vil også klassedagbøker og karkaterprotokoller inneholde viktige elevopplysninger.

ARKIVVERDIG OG ARKIVUVERDIG MATERAILE

Aktivitetene til skolen skal være dokumenterte i arkivet. Vi skal arkivere materiale som dokumenterer saksbehandling, vedtak og oppfølging ved skolen: inngående brev, rapporter, utredninger, tilrådinger og vedtak og kopier av utgående brev. Slike dokumenter vil være skolens saksdokumenter, jf. forvaltningslova §§ 2 og 3. I offentlig forvaltning er saksbehandlerene ansvarlige for at alle relevante opplysninger blir tatt med i saksdokumentene.

Det skal ikke arkiveres materiale som ikke fører til saksbehandling - slik som rundskriv, brev til orientering og utskrifter av andre enheters møtebøker. Dette er arkivuverdig materiale, når det ikke dokumenterer skolens virksomhet. Den forvaltningsenheten som har produsert dokumentet har arkivansvaret for det, og det får arkivverdi for skolen bare hvis det inngår i skolens saksbehandling.

Arkivuverdig materiale skal som hovedregel ikke journalføres.

ARKIVDOKUMENTER OG PERSONLIGE ARBEIDSNOTAT

Når det pedagogiske personalet ved skolen gjør notater i forbindelse med den faglige vurderingen av elevene, kommentarer til orden og oppførsel, o.l. kan slike notater være arkivdokumenter, men de kan og være personlige arbeidsnotat.

- Når et slikt notat inneholder opplysninger som har følger for det tilbudet eleven får, skal det formes som et arkivdokument og legges i elevens mappe. Arkivdokumentene bør tilfredsstille visse formelle krav: de skal være daterte, signerte og helst skrevet på skolen sitt papir.

- Når et slikt notat ikke har slike konsekvenser, eller bare blir brukt som kladd til et saksdokument, regner vi det som et personlig arbeidsnotat. Oppbevaringa av personlige arbeidsnotat er den enkelte medarbeiderens ansvar og disse skal ikke legges i arkivet.

KONSESJON FOR GRUNNSKOLEN

KONSESJONSPLIKTIGE REGISTER

Arkivering av elevopplysninger er regulert av Datatilsynets "konsesjon for grunnskolen".

For registrering av alle elevopplysninger gjelder regelen om at registreringa skal være saklig grunngitt ut fra hensynet til skolen sin administrasjon og virksomhet. Konsesjonen gir skolen tillatelse til å føre disse elevregistrene/-arkivene:

• Edb-baserte elevregister eller manuelle elevkort kan inneholde eleven sitt navn, personnummer, adresse, klasse, klassestyrer og opplysninger om skoleskyss, samt navn, personnummer, adresse, telefon og arbeidsgiver til foresette. Edb-register kan ikke inneholde opplysninger som er regnes som sensitive etter personregisterloven.
• Klasselister som skal utleveres til elever og foresette kan inneholde elevene sine navn, adresse, fødselsdato og telefonnummer, men skal bare omfatte den aktuelle klassen. Klasselister som skal utleveres til klassestyrer, skolestyre, skolelege, skoletannlege og klassekontakt, kan inneholde elevene sine navn, adresse, fødselsdato, telefon, og navn, adresse og arbeidsadresse til foresatte, samt opplysninger om klasse og navn på klassestyrer.
• Karakterprotokoller kan inneholde navn, adresse, fødselsnummer, terminmeldinger og terminkarakterer.
• Vitnemålsprotokoller kan inneholde navn, adresse, fødselsnummer og karakterer.
• Klassedagbøker kan inneholde registrering av fravær o.l.
• Elevmappene kan inneholde navn, adresse, fødselsnummer, opplysninger om foresette og vurdering. Når det er nødvendig kan mappene også inneholde opplysninger om livssyn, etnisk eller språklig bakgrunn, misbruk av rusmiddel i skoletiden, sykdom og helseforhold, disiplinære forhold i skoletiden, spesialpedagogiske tiltak o.l. I tillegg kan elevmappen inneholde innkommen og kopi av utgående korrespondanse. For at all dokumentasjon om hjelp til elever skal bli sikra og tatt vel vare på, bør en bare opprette en mappe for den samme eleven. Dersom skolen har spesiallærar og/eller rådgiver, kan det i samme mappen brukes omslag av f.eks. ulik farge for å skille de ulike lærerne sine dokumenter fra hverandre slik at en hindrer urettmessig innsyn.

REGISTER SOM ER FRITATT FOR KONSESJONSPLIKT

På skolene kan det og være elevregister som er unntatt for konsesjon. Foruten personalarkivet ved skolen gjelder det utlånsregister ved skolebibliotek og edb-basert sak-/arkivsystem.

UTLEVERING OG OVERFØRING AV ELEVOPPLYSNINGER

Utlevering av elevopplysninger kan skje når eleven eller foresatte har gitt skriftlig samtykke til dette. Utlevering kan og skje når den lovbestemte taushetsplikten ikke er til hinder til det og mottakeren med hjemmel i lov eller forskrift kan kreve opplysningene utlevert. En skal generelt være forsiktig med utlevering og overføring av sensitive personopplysninger. Slik informasjon skal ikke sendes over telenettet, hverken via telefaks eller på andre måter, med mindre sendingen er kryptert.

NÅR EN ELEV FLYTTER TIL EN ANNEN KOMMUNE

Når en elev flytter til en annen kommune, skal bare opplysninger som er nødvendige for eleven sin videre skolegang overføres. Eleven eller de foresatte skal bli orienterte om dette og få anledning til å uttale seg før dette skjer. Med samtykke fra eleven eller foresatte kan andre sensitive opplysninger overføres. Opplysninger om disiplinære forhold skal ikke i noe tilfelle overføres til den nye skolen, dersom ikke disiplinære forhold er årsak til flyttinga. Skolen skal i slike tilfelle berre sende fra seg kopier av dokumentene. Skolen skal ta vare på originaldokumentene i elevmappene slik at en i framtiden kan dokumentere hva tilbud som er gitt til den enkelte eleven.

OVERGANG TIL UNGDOMSSKOLE

Ved overgang til ungdomsskole skal elevmappen følge eleven. Opplysninger om disiplinære forhold skal ikke overføres til ungdomsskolen. Ved kombinerte barne- og/ungdomsskoler er det og nødvendig med en opprydding i mappene når elevene tar til på ungdomstrinnet, slik at de har anledning til å starte med "blanke ark" likt med de andre elevene.

UTLEVERING AV INFORMASJON TIL FOLKEVALGTE ORGAN

I følge konsesjonen for grunnskolen skal saker for folkevalgt organ legges fram i anonymisert form, dvs. uten navn, fødselsdato eller andre referanser som kan identifisere eleven.

INNSYNSRETTEN ETTER PERSONREGISTERLOVEN § 7

Både elever og foresatte har rett til innsyn i hva skolen har registrert om dem. Dette er hjemlet i personregisterlova §7, første og andre ledd.

Elever og foresatte har innsynsrett fra 1. klasse. Når en elev har fylt 16 år kan det i spesielle tilfelle bli bestemt at innsynsretten skal være eksklusiv for den registrerte selv. Det vil si at eleven skal kunne få se hva som er registrert om seg selv, uten at de foresatte har tilgang til opplysningene. Registeransvarlig avgjør dette. I forbindelse med de konferanser som blir holdt mellom foreldre/foresatte og lærer i løpet av skoleåret, skal foresatte/elev informeres om innsynsretten og få mulighet til å gå gjennom innholdet i elevmappen.

Elever og foresatte skal før overflytting av eleven til ny skole informeres om innsynsretten og få mulighet til å gå gjennom innholdet i elevmappen, samtidig som de får uttale seg om opplysninger som er tenkt overført.