|
Arkivrettledning for barnehager. Barnehagearkivet består av: Kopibok: Kopi av utgående brev fra barnehagen. Kopiene seettes kronologisk i ringperm. Avlevers til innbinding og fjernarkiv når arkivperioden avsluttes. Postjournal: Er et fortløpende register over inn- og utgående brev. Journalen skal vise hvilke brev barnehagen har mottatt og avsendt, hvor de finnes i arkivet og hvordan de følges opp. Avleveres til fjernarkiv når journalen er utskrevet. Mapper for barn i barnehagen: Mapper for barn i barnehagen med personopplysninger om det enkelte barnet skal opprettes når foresatte har samtykket i dette (jfr § 8, Vilkår for å behandle personopplysningar i personopplysningsloven). Personopplysningane skal bare brukes til det saklige formålet og skal være tilstrekkelige og relevvante til formålet (jfr § 11, Grunnkrav til behandling av personopplysningar i personopplysningloven). Slike personopplysningar kan være: søknad, helseerklæring, rapporter, observasjoner, saker om pedagogiske hjelpetiltak, hesleforhold, funksjonshemming, forebyggende barnevern, individuelle læreplaner og godkjente referat fra møte med foresate som inneholder opplysninger om disse saksforholda. Avleveres til fjernarkiv ved avsluttet arkivperiode. For å sikre mot uhjemlet innsyn i personopplysningene om barn, deles arkivet i to serier:
- et register som bare inneholder navn på barn, foresatte, telefonnummer og adresse
- et mappearkiv som samler korrespondanse, interne notat og lignende, dvs. alle de sensitive opplysningene om barna
Med dette vil alle tilsatte få tilgang til opplysningene i registeret, samtidig som de sensitive opplysningene blir skjermet mot unødvendig innsyn. |