|
Enkeltarkiv Dokumenter som blir til som ledd i en virksomhet, dvs dokumenter som blir mottatt eller produsert av en enkelt arkivskaper og samles som resultat av virksomheten til arkivskaperen. Enkeltarkiv blir også referert til som arkiv, t.d i Noark-system. Hver arkivskaper i kommunen skal ha et eget arkiv (enkeltarkiv). Disse enkeltarkivene skal behandles og oppbeavares adskilt for hverandre og ikke blandes sammen. Når det gjennomføres orgnisatoriske endringer i kommunen som fører til at arkivskapere blir delt eller slått sammen, skal arkivene etter de nedlagte arkivskaperne avsluttes. En ny administrasjon som blir skapt av omorganiseringen vil utgjøre en ny arkivskaper og skal bygge opp ett nytt enkeltarkiv. Aktive saker kan overføres til det nye enkeltarkivet. Ved overføring legger man en henvisning på det sted i det gamle arkivet der arkivmaterialet ble overført fra. Namsskogan kommune har samlet saksarkivene på adm.bygget, Namsskogan skole, Namsskogan barnehage, Labbetussen barnehage, Trones skole, Trones barnehage i et sentralarkiv. Saksarkivet Saksarkivet inneholder saker som er behandlet i en administrasjon og er ordnet etter kommunens arkivnøkkel. Alle arkivskapere skal ha et saksarkiv og brukes felles arkivnøkkel. Saksarkivet i Namsskogan kommune, er sentralisert og alle arkivering foregår i sentralarkivet. Spesialarkiv Spesialarkiv inneholder saksdokumenter som er ordnet etter andre system enn arkivnøkkelen (som regel objektordning, f.eks. fødselsdato, alfabet, gårds- og bruksnr.). Spesialserier som inneholder sensitive personopplysninger er meldepliktige eller konsesjonspliktige etter personopplysningsloven. Arkivansvaret ved de ytre enhetene er tillagt den administrasjonen som har hatt ansvaret for saksbehandlingen. |