| Ifølge arkivforskriften § 2-2 skal et offentlig organ til enhver tid ha en ajourført samleplan som kalles arkivplan. Arkivplanen skal vise
- hva arkivet omfatter, dvs. hva slags materiale som inngår i arkivet
- hvordan arkivmaterialet er organisert, dvs. hvordan det er ordnet eller strukturert, og hvordan og hvor det er oppstilt
- hvilke instrukser og regler som gjelder for arkivarbeidet, dvs. en oversikt over gjeldende lov- og regelverk, samt interne instsrukser for eksempel i form av rutinebeskrivelser osv.
- hvilke planer som gjelder for arkivarbeidet, dvs. planlagte aktiviteter på kort eller lengre sikt.
Arkivplanen skal brukes som et arbeidsredskap for å holde oversikt over arkivet, og man legger også vekt på at den skal kunne fungere som planleggings- og styringsredskap for arkivarbeidet. Arkivplanen gir også en oversikt over organisatoriske forhold, dvs. organets organisasjonsstruktur og interne ansvarsforhold. Arkivansvar og organiseringer av arkivarbeidet må være klarlagt, arkivplanen skal vise hvilke ledd som har arkivansvar, hvilket ansvar og hvilke oppgaver de enkelte ledd har, og hvilket forhold det skal være mellom de enkelte ledd - dvs. organisasjonstruktur. Arkivet avspeiler både ansvar, oppgaver og organisasjonsstruktur på det tidspunkt da materialet ble skapt. For å finne fram til relevant dokumentasjon i arkivet og for å tolke innholdet i sin rette sammenheng er det derfor ønskelig og noen ganger helt nødvendig å ha oversikt over arkivskaperens funksjoner og organisasjon på en gitt tidspunkt. En slik beskrivelse vil derfor være nyttig for organet når man skal gå tilbake i arkivet, selv når det bare er tale om noen få år. Arkivet i Namsskogan kommune er i stadig utvikling og arkivarbeidet omfatter både daglige og periodiske oppgaver. En systematisk bruk av arkivplanen som planleggings- og styringsredskap vil bidra til å bringe arkivarbeidet inn i faste former og redusere mengden av tiltak som må gjennomføres ad hoc, særlig når det gjelder periodiske oppgaver. Dette vil høyne kvaliteten og dermed gi bedre grunnlag for å ivareta det ansvar offentlige organer er pålagt etter arkivloven.
|