|
BILAGSARKIV: Bilagene registreres med fortløpende nummerserie.
Bilagsnummeret stemples på bilaget og består av 8 siffer : - 3. siffer indikerer årstall – 206.. = 2006 - siste sifrene i nummeret teller automatisk opp fra 1 og opp over. Bilaget registreres i økonomiprogrammet og er identifiserbart på bilagsnummeret der.
Bilagene settes i permer som merkes på ryggen med hvilke bilagsnummer den inneholder. (laveste nummer bakerst og fremover)
Bilagspermene oppbevares i reol i hvelvet på kommunekassen.
De 2 siste år + årets bilag i permer.
Eldre bilag enn det pakkes om i arkivbokser – hvis plass oppbevares 1 år i reol i hvelvet på kommunekassen.
Resten flyttes til fjernarkivet i kjelleren
Bilagene skal i flg. regnskapsloven § 2.1 – 7 oppbevares i 10 år før kassasjon.
REMITTERING: Overføring av betalingsfiler fra økonomiprogrammet til BBS (Bankenes betalingssentral)
Det utføres remittering 2 ganger hver uke.
Mottar kvitteringslister som er merket med remitteringsid. nummer, 5 siffer. Denne nummerserien startet på 40000 og går oppover.
Settes i perm som merkes med hvilke id. den inneholder. Oppbevares i reol på hvelvet på kommunekassen. Etter hvert flyttes de over i arkivbokser i fjernarkivet. Bilagene skal i flg. regnskapsloven § 2.1 – 7 oppbevares i 10 år før kassasjon.
REGNSKAP: Årsregnskapet bindes inn som bok med harde permer. Oppbevares i reol i hvelvet på kommunekassen.
Bilagene skal i flg. regnskapsloven § 2.1 – 7 oppbevares i 10 år før kassasjon. LØNNSARKIV: Variable bilag registreres med fortløpende nummerserie.
Bilagnummeret stemples på bilaget og består av 8 siffer.
Nummerserien starter hvert år på 40000000 og oppover. - 3. siffer indikerer årstall – 406.. = 2006 - siste sifrene i nummeret teller automatisk opp fra 1 og oppover.
Bilagene registreres i lønnsprogrammet og er identifiserbart i forhold til bilagsnummeret.
Bilagene settes i permer som merkes på ryggen med hvilke bilagsnummer det inneholder.
Bilagspermene oppbevares i reol på hvelvet på kommunekassen.
De 2 siste år + årets bilag i permer.
Eldre bilag enn det pakkes om i arkivbokser – hvis plass oppbevares 1 år i reol i hvelvet på kommunekassen.
Resten flyttes til fjernarkivet i kjelleren
Bilagene skal i flg. regnskapsloven § 2 .1 – 7 oppbevares i 10 år før kassasjon. ANSATT-ARKIV: Lønnsslipper, lønnsmeldinger, kontoavtaler, avtaler om trekk i lønn, ansettelsesvedtak, forhandlingsresultat m.m. samles i 3 låsbare hengemappeskap på kommunekassen. Organisert etter ansattnummer – hver ansatt har en hengemappe som er merket med ansattnr. på ryggen. All informasjon f.o.m. 1987 oppbevares her – kan kasseres etter 10 år.
Liste med oversikt over alle ansatte oppbevares i et av skapene.
Nøklene oppbevares i hvelvet.
Bilagene skal i flg. regnskapsloven § 2 .1 – 7 oppbevares i 10 år før kassasjon.
FAKTURERING: Alle meldinger om utfakturering eller endring av faste avgifter registreres direkte inn sammen med fakturaen i programmet.
Fakturabilagene nummereres fortløpende i programmet .
5 sifferet nummerserie.
Nummerserien starter på 30000 ( i 2005) og er ikke årsavhengig.
Data fra fakt.programmet overføres til økonomiprogrammet.
Fakturaene oppbevares i permer merket med oppdragsgivernummer og hvilke perioder de gjelder for. Permene oppbevares i hvelvet på kommunekassen. 2 siste år oppbevares i permer.
Eldre bilag flyttes til arkivbokser og oppbevares på fjernlager. Bilagene skal i flg. regnskapsloven § 2 .1- 7 oppbevares i 10 år før kassasjon. |